电子档案管理目录表范文(精选6篇)

目录，又称序目录，是天然理心流中的一个段位名称， 以下是为大家整理的关于电子档案管理目录表6篇 , 供大家参考选择。

电子档案管理目录表6篇

第1篇: 电子档案管理目录表

摘 要:随着信息化程度的提高,电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理。本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析了电子档案在应用中的主要特点,强调加快电子档案建设,要充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率。
　　关键词:电子档案;档案管理;高等学校

　　一、高校档案管理现状
　　纵观近几年高等教育发展情况,如表所示,2007年相较于2006年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所,学生总规模增加了两百万左右,高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所,学生总规模增加了近两百万,高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年,高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。
　　每年,数以千万的档案变动、更新、维护,确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。
　　具体地看,全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:
　　第一,工作量大:由于高校的独特环境,每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动,录入或者迁出,全国每年变动的各类档案都是以千万计,加上就业、继续深造等各种情况,档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点,加上其他档案的维护、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
　　第二,电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段,但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介,电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段,管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
　　第三,档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异,导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致,甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为档案管理工作的效率带来了障碍。
　　第四,远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生,学生的流动性强,所以档案也经常需要远距离传递,跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。
　　以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点,也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在,后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
　　二、电子档案管理的利弊
　　1.电子档案在现代档案管理中的优越性
　　首先,依靠计算机强大的信息处理能力,能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力,同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便,同时也具有很高的可靠性。
　　其次,通过电子文档的方式存储文件档案,可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐,对于远距离共享或调度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困难等。利用信息化手段,高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理,索引更灵活,搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作,使文档的管理和调度更便捷。
　　此外,以电子文档形式保存的档案文件,其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张,环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命,所以在存放过程中对环境的要求较高,防潮防虫等工作都是必不可少的。同时,大量的数据消耗纸张,不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样,DVD光碟、闪存U盘、硬盘,存储量大,1GB的存储卡就可以存储5亿字,相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长,受外部环境影响小,具有很强的稳定性。

最后,采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻,两个手指就能轻松移动,如果传递记录着5亿文字的纸质档案,这是无法想象的。在安全性方面,高校档案经常涉及异地传递等远距离传送,文件在邮递过程中丢失等情况时有发生,导致一些重要文件的遗失,信息在调用过程中的丢失或延误,都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递,能够有效提高文件的安全性和时效性。
　　2.电子档案在应用中的风险
　　当然,电子档案也不是万无一失的。事实上,电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险。
　　(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度将远大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真假鉴别,受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全问题不可忽视。
　　(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
　　(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命。
　　三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
　　针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防:
　　第一,加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
　　第二,规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
　　第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
　　四、结论
　　在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。

第2篇: 电子档案管理目录表

电子档案管理系统

需求分析说明书

制作单位：

规格标准的版本号:V1.0

文档编号:

目录

第一章 引言 - 4 -

1.1目的 - 4 -

1.2背景 - 4 -

1.3系统目标 - 5 -

第二章 业务概述 - 6 -

2.1 范围 - 6 -

2.2 总体业务用例 - 7 -

2.3 核心业务 - 8 -

2.4 数据操作 - 10 -

2.5查询利用 - 12 -

2.6增值服务 - 13 -

2.7 非功能性要求 - 14 -

2.7.1 档案的原始性和完整性保障 - 14 -

2.7.2 身份认证 - 14 -

2.7.3 防篡改 - 15 -

2.7.4 加密处理 - 15 -

2.7.5 传输的安全性 - 15 -

2.7.6 存储的安全性 - 16 -

第三章 系统概述 - 16 -

3.1 系统体系结构 - 16 -

3.2 系统运行流程 - 19 -

3.3 工作流 - 20 -

3.4 对外接口 - 21 -

3.5 系统特点 - 22 -

第四章 功能性需求 - 23 -

4.1功能描述 - 23 -

4.2功能一览表 - 23 -

4.3 功能结构图 - 26 -

4.4 档案核心操作 - 28 -

4.4.1建档管理 - 28 -

4.4.2归档管理 - 32 -

4.4.3档案变更 - 35 -

4.4.4档案销毁 - 39 -

4.5 档案数据操作 - 43 -

4.5.1档案数据存储 - 43 -

4.5.2档案数据获取 - 45 -

4.5.3档案数据展示 - 46 -

4.5.4档案转储 - 48 -

4.6 业务管理 - 49 -

4.6.1类别管理 - 49 -

4.6.2关联配置 - 58 -

4.6.3任务管理 - 62 -

4.7 查询统计 - 68 -

4.7.1档案数据查询 - 68 -

4.7.2档案数据统计 - 71 -

4.8 档案增值功能 - 73 -

4.8.1档案借阅 - 73 -

4.8.2档案归还 - 79 -

4.8.3档案催还 - 84 -

4.8.4档案预约 - 86 -

4.9 工作流管理 - 91 -

4.9.1工作流创建配置 - 91 -

4.9.2工作流发布 - 92 -

4.10 系统管理 - 94 -

4.10.1组织机构管理 - 94 -

4.10.2角色管理 - 98 -

4.10.3用户管理 - 103 -

4.10.4用户组管理 - 108 -

4.10.5日志管理 - 112 -

第一章引言1.1目的

　　 此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。

1.2背景

在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较权威的自然是《中华人民共和国档案法》中对档案定义，表述如下:即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见，档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义，即：档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的；档案是保存备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。档案具有真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。

而档案管理则是每个政府、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的历史与决策依据。但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力，物力。为了让企事业单位有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统来辅助进行管理。

1.3系统目标

提高办公效率，共享数据，方便档案的管理和利用。

确保档案数据的长期性，以满足对档案查阅的要求。保证档案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点。

技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和可维护性。

电子档案生成的真实性、合法性，遵循国家的相关标准。

身份认证遵循国家的标准。利用CA、电子印章等方式，算法符合国家的相关标准。

工作流的审批。审批过程也要档案化，并不可更改。

第二章 业务概述2.1范围

电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统，为档案资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证，可大大节约数据存储空间，无限地延长档案材料保存时间，同时也为查阅、利用档案文献带来了极大的便利。该系统的档案管理符合政府、企事业单位的业务流程，并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定，做到安全、有效的档案管理，实现政府、企事业单位档案的“无纸化”。但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前政府、企事业单位还需对纸质档案进行管理，所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。

2.2总体业务用例

角色用例关系图

通过对档案管理业务分析，角色大致分为以下几种：

角色名称

描述

原始档案提供者

档案采集用的原始档案资料。

业务人员

业务的具体操作人员。比如业务人员可以分为采集整理人员、归档审批人员、销毁审批人员等。

增值用户

系统目前提供的增值服务有档案的借阅管理。

档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员，业务管理员通过核心业务将这些资料信息化、档案化，各类用户可以对档案进行查询利用操作，增值服务中目前只实现了借阅服务，增值用户（档案借阅用户）可以通过档案借阅服务对档案进行借阅。

2.3核心业务

档案的核心业务如下图所示：

核心用例图

档案的核心功能是档案生成到消亡的过程，档案的原始资料信息由原始档案提供者提供，业务人员对其进行采集整理，整理后申请归档，申请通过后才真正的生成一份档案。变更是指归档后的档案内容有变动，经过审批档案才能进行变更操作，变更流程操作一同记录到档案信息中，并不可更改。业务管理员可以对档案进行销毁，分两种方式销毁，一种方式是直接销毁，没有备份；另一种方式是对销毁的档案进行备份处理。

采集整理：

档案数据来源于原始档案提供者，提供的原始档案可能是不同类型的资料，比如纸质资料、电子资料、音频、视频等，对这些资料都要能够进行采集，最终数字化、档案化。

原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定，比如图片的格式有多种多样，我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格式，对要采集的图片要符合此规定，做到归一化处理。

采集的方式提供多样化，比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方式。

原始资料信息采集完成以后要等待审批归档。

归档：

对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限限制。

归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存，并信息不可更改性。

销毁：

档案的保存时间要有一定的期限，所以需要设定其有效期，对于超出有效期的档案可以进行销毁，用户也可以根据需要自行销毁档案。

档案的销毁要有严格的安全保障。

2.4数据操作

数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储。

数据操作用例图

1.数据备份。在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术（备份），也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上，当档案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。

2.数据的转存储。有的政府或企事业单位的档案保持时间长、数据量大等特点，还需要将档案按着一定的条件进行转存储，比如将同一年内的档案转存储到其他地方。

3.数据的存储和获取。满足各种格式的存储、获取需求，比如对图片、PDF、WORD、音频、视频等格式存储、获取操作。

4.对不同格式类型的数据我们提供展示功能，比如支持图片、PDF、WORD、音频、视频等格式展示。

如何保证备份、转存储后档案数据原始性、完整性是电子档案管理中一项重要的工作。

建立完备的移出档案原始性、完整性检验报告。档案在移出数据库前必须进行严格的原始性、完整性检验，并提供完备的检验报告作为移出档案的一个组成部分进行备份。

建立接收档案原始性、完整性的验证技术。当需要恢复备份或查询利用转存储的档案时，首先将备份的数据或转存储的数据转入档案交接库，根据检验报告对所接收档案的每一份文件，包括条目、正文、周期表及各版草稿的原始性、完整性进行严格的验证，只有验证合格的数据才能进入接收档案处理库进行查询利用。

数据验证流程图

2.5查询利用

很多用例都需要用到档案的查询利用

查询利用用例图

政府、企事业单位的档案电子化，不仅仅节约了大量纸质档案的存储空间，同时也方便档案使用者的查询、利用等工作。档案使用者通过不同的查询条件（比如档案类型、所属部门等）快速查询出所需要的档案信息，节省了档案使用者大量的查询时间。

具有全文检索功能，快速查询出所需档案。

同时为了保护档案信息的安全，对档案使用者进行权限控制，只有具备权限的档案使用者才能查询、利用。

2.6增值服务

增值服务中目前只实现了档案的借阅，如下图所示：

增值服务用例图

借阅管理是对电子档案的借阅管理。电子档案管理系统的利用最终要实现政府、企事业单位的档案“无纸化”管理，但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前一段时期内纸质档案仍然是必不可少的档案资料，但为了满足政府、企事业单位档案管理数字化需求，电子档案借阅管理还需兼容对纸质档案的借阅管理。

电子档案的借阅管理要提供多种借阅方式，比如网上在线借阅浏览，脱机下载借阅浏览等，为了保证借阅的电子档案的安全，要求对借阅的电子档案具有不可更改性、不可复制性、密钥浏览处理、定期销毁和借阅数量控制等要求，电子档案的借阅要符合国家的相关规定。

对纸质档案的借阅管理主要是对纸质档案的一个监控，比如存放地点、借阅期限等。对纸质档案的借阅流程信息要进行详细记录，这些信息要和借阅的档案绑定，并不可更改处理等，这些信息将作为档案属性信息的一部分。

2.7非功能性要求

2.7.1 档案的原始性和完整性保障

档案的基本特性是“原始性、完整性”，正由于档案的这一特性，使档案成为历史的真凭实据，并且有了法律效力。对虚拟、飘渺的电子档案信息内容进行原始性、完整性的确认与维护将是保障电子档案法律效力的关键，也是我们进行电子档案"管理的核心所在。在电子档案资料产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表（档案原始性、完整性检验报告）和它终身相伴，完整地记载它在“生命周期”内的全部活动情况并保存它的“成长变化”过程，直到该档案完成终结审批归档为止。

2.7.2 身份认证

操作双方之间的一个身份确认，保证操作人员的物理身份与数字身份相对应。比如可以利用CA第三方认证、智能卡、短信密码、动态口令牌、USBKEY、生物识别技术等。

2.7.3 防篡改

对档案信息不可更改和不可抵赖的处理。如果非法对档案信息进行修改，则系统可以识别。可以通过电子印章、加水印、MD5等技术实现。

2.7.4 加密处理

对档案信息数据进行加密处理，实现不同的加密算法。如果非法获取档案信息数据也无法识别其中的内容。可以通过专用密钥、对称密钥、非对称密钥等技术来实现。

2.7.5 传输的安全性

数据在传输过程中，会暴露在系统外面，使得他人有可趁之机，因此保证传输过程的安全至关重要，主要是通过保障传输的通道和数据安全，已达到传输的安全要求。

电子档案信息数据在网络中的传输或其他传输方式，在信息传输的过程中可能被非法用户截取到档案信息的数据。可以通过访问控制、网络隔离、信息过滤和防火墙技术等措施予以防范，以提高系统主动安全性。

传输数据加密。加密是保护数据安全的重要手段，加密的作用是保障信息被人截获后不能获取原始信息，提供系统的被动安全性。

2.7.6 存储的安全性

档案信息数据都存储在数据介质上，因此保障存储的安全性对系统安全也是至关重要的。主要通过对存储的介质和存储的数据的安全的保障，以达到对存储安全性的要求。

为防止直接从存储介质上获取档案信息数据，可以利用网络拓扑和防火墙进行存储服务器隔离、物理隔离存储服务器、安全配置和安全访问接口（如数据库访问）等措施。

为防止因工作需要或其他原因存储信息泄露后，使得原始信息不被泄露，可采取措施对数据进行加密等处理。可采取数据加密、分解、压缩等多种数据处理技术。

第三章 系统概述3.1 系统体系结构

系统体系结构图

系统体系结构描述：

电子档案系统采用 SOA的体系结构，遵循AOP的设计理念，使系统各个部分相对独立，又可通过公共的接口设计互相协调工作，同时可以在遵循接口要求的基础上进行自定义开发、配置，既提供强大的功能，又提供高度的灵活性和自主性。

系统以基础档案库为核心数据库，通过与应用数据库、业务数据库的相互关联利用构成系统的数据层，为上层的业务逻辑提供数据支持。

基础平台为系统提供了底层系统级管理，如组织机构、权限、日志等管理功能。

业务层实现了用户对电子档案系统的使用业务需求，通过基础平台与数据库进行交互，完成用户对档案的相关操作。通过工作流服务子系统对档案核心功能子系统和档案借阅进行流程化管理。档案查询统计子系统支持用户通过全文检索、关键字检索、条件组合模糊查询等方式，通过调用档案展示功能模块，对不同类型的档案数据进行显示，如：图片、声音、影像等。

配置管理层通过对系统各个模块的配置需求进行封装向基础平台提供包括组织机构、权限、日志、等功能模块的相关配置及关系定义的配置接口，同时向业务层的表单、列表显示方式，显示格式及不同模块之间的关系，工作流服务提供配置接口，利用接口达到对业务层、基础平台中各配置项的管理。

档案的原始性、完整性验证功能，通过档案的“生命周期表”对档案的原始性、完整性进行验证。

身份验证、系统安全管理层通过身份验证的手段保证在档案生成、流转、归档等各环节中的操作用户的确定性。通过系统安全对系统中档案的真实性、有效性，输入数据的正确性、规范性等功能进行安全管理。

每个功能组件都是独立的，各个功能组件之间通过接口进行交互、调用，形成一个完整的电子档案管理系统。

3.2 系统运行流程

数据库操作图

系统的运行主要分为设计期和执行期两个阶段。设计期是二次开发人员和设计者对系统进行配置。执行期是业务管理员、普通用户和增值用户对系统的具体使用。首先要在设计期对系统进行各种配置，然后才能在执行期进行各种业务操作。

电子档案管理系统产品的数据库主要分为基础档案数据库、配置管理数据库、应用数据库，其中基础档案数据库是我们系统的核心数据库，配置管理数据库是对系统配置信息的存储，应用数据库是服务于借阅管理等增值服务和二次开发。

设计期：

设计者首先要对系统进行配置管理操作，系统配置有组织机构配置、工作流配置、业务配置、任务配置。首先配置组织机构，然后进行业务配置，业务配置包括创建业务类型、档案类型和配置两者的关联关系，完成业务配置以后创建用户、用户组、角色和权限等系统管理，最后进行工作流配置和任务配置。配置功能对配置数据库进行操作。

二次开发人员利用上图提到的三个数据库，在此基础上根据用户具体个性需求进行二次开发。

执行期：

档案的建档、归档、销毁等基础功能由管理员角色进行管理、操作。

普通用户可以进行查询统计等操作。

借阅管理模块服务于增值用户。

3.3 工作流

工作流是指业务信息数据（档案信息数据）在多个环节模块之间的流转，使在多个参与者之间按照某种预定义的规则（比如归档审批）传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现。

档案在各个环节的流转过程中要保证其原始性、真实性和完整性，将流转的各个环节操作信息一起保存到档案信息中，并保证档案信息不可更改性。

工作流的流转过程可以自定义配置。利用系统提供的可视的图形化界面，用户或二次开发人员根据具体的业务流程，配置流程图，配置起点流程、流程中动作、流程结束点，添加流程介绍，配置流程各功能节点名称（即图形界面提供的与功能点相对应的功能点名称）、执行规则、执行条件等信息，并发布到系统中。通过系统提供的工作流服务与应用程序集成的接口，实现与应用系统中权限子系统以及组织机构子系统的集成，完成业务流程中的相关的权限控制。

3.4 对外接口

配置接口：系统通过配置来实现工作流服务、业务类别关系定义、组织机构关联关系定义。使系统各功能模块通过配置进行相互关联，达到模块之间的解耦，并通过对配置进行抽象管理，提供统一的对外配置接口，用户可以通过配置符合自己业务的规则来组织实现各模块的关联。

二次开发接口：系统中各个功能点以实现接口的方式来完成相应的功能，并对各接口进行统一管理，二次开发人员只需实现相关功能接口，编写实现代码，完成相关配置就可以实现功能的统一管理。同时开发人员也可以将新功能点通过配置添加到工作流中，与工作流结合，实现流程化管理。

基础档案库： 基础档案库的设计满足用户对各类档案原始数据进行的增删改查等操作，如：图片、声音、影像及各种文本格式（word、pdf、execl）等的档案原始数据。

连接设备驱动接口：连接不同的硬件设备驱动接口，比如不同类型的扫描仪。

外界系统交互接口。留有与外界系统交互的接口，比如与OA系统交互的数据接口等。交互的方式可以分为两种，一种是数据库接口进行交互，另一种是通过系统接口进行交互。

3.5 系统特点

即可独立运行，也可与其他系统集成。

功能模块组件化，方便二次开发，利用。

强大的系统自由定制原则，可以定制出更加符合用户的使用习惯的系统。

提供图形化、可视化的工作流程设计方式。

支持复杂流程的设计。如：并行、串行、分支、会审等。

对业务处理过程的统一跟踪、管理。

扩展能力强。

灵活快捷的业务整合能力。

集成性好。

跨平台性、组件化的系统结构，适用于各种应用和硬件环境。

第4章 功能性需求4.1功能描述

档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

4.2功能一览表

功能模块

功能项

描述

档案基本功能

✓采集整理

✓归档管理

✓变更管理

✓转档管理

✓销毁管理

此功能模块是档案的基本操作，也是我们这套系统的核心功能，体现了档案的不同状态。

业务管理

✓业务配置

✓任务管理

此功能模块是对业务的管理，政府、企事业单位可以通过此处设置自己的业务流程，建立业务与档案之间的关系。任务的创建、发布等操作。

任务查询

✓任务查询

不同的用户登录可以查询自己的任务，比如对不同业务类型的档案归档审批任务。

借阅管理

✓借阅

✓归还

✓催还

✓预约

通过申请、审批等操作来完成对档案的借阅管理。

查询统计

✓档案查询

✓数据统计

通过日期、档案类型、业务类型、所属机构等信息进行档案查询。

通过日期、档案类型、业务类型、所属机构等信息进行档案数量统计。

基础档案库接口

通过此接口可以和基础档案库建立关系。

数据操作

✓数据存储

✓数据获取

✓数据展示

是对数据的存储、获取和展示，二次开发人员可以在此基础上进行二次开发。

工作流管理

✓工作流配置

✓工作流发布

✓工作流基础状态查询

此功能实现对工作流服务的封装向用户提供统一接口，方便用户（二次开发人员）进行工作流程自定义配置。实现安全高效的工作流程化管理和监控。

系统管理

✓组织结构配置

✓角色管理

✓权限管理

✓用户管理

✓用户组管理

✓日志管理

此功能模块是对系统的管理，创建用户、创建角色以及权限的管理、分配等，此功能是由系统管理员来维护，系统管理员查看日志，日志记载每个操作人员操作登陆时间、操作和浏览的内容等。

4.3 功能结构图

系统功能结构图

4.4 档案核心操作

4.4.1建档管理

4.4.1.1采集4.4.1.1.1使用用户

系统基本功能操作用户

4.4.1.1.2功能概述

采集用户提供的档案资料，系统提供各种格式档案资料的采集方式。并对采集的档案进行真实性、有效性等多种校验。

4.4.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

自动获取

2

业务

建档所选的业务

字符

32

自动获取

3

档案数据

档案提供者提供的档案数据

4.4.1.1.4业务处理流程描述4.4.1.1.5输出结果详细描述

档案数据在采集完成后，数据保存到基础档案库的结果成功或是失败。

页面查询显示明细输出项

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

原始档案库的唯一编号

3

业务

建档所选的业务

4

档案资料

采集的各种格式的档案类型，如：文本，图像，声音，图片等。

页面显示采用图像占位，点击调用数据展示功能显示详细信息。

5

档案数量

6

采集方式

扫描、上传、网页抓取等

7

采集时间

8

采集人

4.4.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

硬件设备接口

调用

2

工作流

调用

3

组织机构

调用

4

身份验证接口

调用

4.4.1.1.7备注

采集过程中，根据采集方式的不同，如果需要链接硬件设备，采集功能调用系统中的硬件设备驱动接口，实现与硬件设备的连接。采集功能根据档案格式的不同，对图片档案、声音档案、图像档案、文档档案分别进行统一格式转换，形成系统中档案格式统一规范，对各种档案进行分类处理。并对档案数据进行安全处理，保证档案数据的唯一性，不可篡改性。

4.4.1.2建档4.4.1.2.1使用用户

系统基本功能操作用户

4.4.1.2.2功能概述

对采集的数据进行档案化处理，使其具有档案的属性，方便进行档案管理。

4.4.1.2.3输入数据项详细描述

新建建档信息输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案名称

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

档案类型

字符

32

5

建档时间

日期

8

6

所属机构

字符

32

建档信息查询输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案名称

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

档案类型

字符

32

5

建档时间

日期

8

6

所属机构

字符

32

7

档案状态

字符

2

4.4.1.2.4业务处理流程描述

档案基本操作用户采集完相关档案资料后，填写档案信息，并发送归档申请。

4.4.1.2.5输出结果详细描述

建档信息存入数据库成功或是失败。

建档信息页面输出列表显示：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

原始档案库的唯一编号

3

档案名称

4

业务类型

5

档案类型

6

建档时间

7

所属机构

8

档案状态

4.4.1.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

身份认证

3

组织机构

4.4.1.2.7备注

4.4.2归档管理

4.4.2.1归档审核4.4.2.1.1使用用户

归档审核用户

4.4.2.1.2功能概述

对用户提交的归档申请进行审核，审核内容包括，档案资料，档案提供者个人资料。

4.4.2.1.3输入数据项详细描述

审核用户输入处理信息：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

审核人

字符

32

登陆用户

2

审核时间

日期

8

系统时间

3

审核意见

字符

100

4

审核操作

字符

20

选择

审核用户查询审核任务信息：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

2

档案名称

字符

32

3

档案类型

字符

32

4

业务类型

字符

32

5

审核人

字符

32

6

审核时间起

日期

7

审核时间止

日期

8

8

审核操作

字符

20

选择

9

档案状态

是否归档

字符

100

4.4.2.1.4业务处理流程描述

审核人登陆，查看任务或者进入归档审核，填写审核意见，选择审核操作，保存。

4.4.2.1.5输出结果详细描述

审核信息页面显示输出：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

档案名称

4

档案类型

5

业务类型

6

审核人

7

审核时间起

8

审核时间止

9

审核操作

10

档案状态

是否归档

4.4.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

归档申请

2

任务管理

3

工作流

4.4.2.1.7备注4.4.2.2归档4.4.2.2.1使用用户

档案基本操作用户

4.4.2.2.2功能概述

调用档案数据存储功能，将归档审核通过的档案进行分类，添加水印，加密等操作并存入数据库。

4.4.2.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

2

档案名称

字符

32

3

档案类型

字符

32

选择

4

业务类型

字符

32

选择

5

所属机构

字符

32

选择

6

档案状态

字符

2

选择

是否归档

4.4.2.2.4业务处理流程描述

档案基本操作用户登陆系统，查看任务或（进入归档），查看未归档档案信息，进行归档操作。

4.4.2.2.5输出结果详细描述

归档信息存入数据库并修改档案状态，返回结果，成功或是失败。

归档信息页面输出显示：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

档案名称

4

档案类型

5

业务类型

6

所属机构

7

档案状态

4.4.2.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

任务管理

2

工作流

3

档案数据存储

调用

4.4.2.2.7备注

4.4.3档案变更

4.4.3.1变更申请4.4.3.1.1使用用户

档案基本操作用户

4.4.3.1.2功能概述

对需要变更的档案数据进行变更申请，包括：需要重新采集的数据，采集完成进行归档的情况和只需要变更档案属性的情况。

4.4.3.1.3输入数据项详细描述

变更申请输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

否

2

业务类型

字符

32

选择

3

档案类型

字符

32

选择

4

所属部门

5

变更申请人

字符

32

6

变更申请时间

时间

8

7

变更原因

字符

100

变更档案查询输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

否

2

业务类型

字符

32

选择

3

档案类型

字符

32

选择

4

所属部门

字符

32

选择

5

档案状态

字符

2

4.4.3.1.4业务处理流程描述4.4.3.1.5输出结果详细描述

变更申请信息存入数据库，存入成功或失败

变更档案查询结果页面输出项：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

业务类型

4

档案类型

5

所属部门

6

档案状态

是否已归档

4.4.3.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案归档

2

变更审核

3

工作流

4

任务管理

4.4.3.1.7备注4.4.3.2变更审核4.4.3.2.1使用用户

变更审核人

4.4.3.2.2功能概述

对用户提出的档案数据变更进行审核，包括变更的档案资料，变更原因，信息等。

4.4.3.2.3输入数据项详细描述

变更审核操作输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

审核人

字符

32

登陆用户

2

审核时间

日期

8

系统时间

3

审核意见

字符

100

4

审核操作

字符

20

选择

变更审核查询输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

2

档案名称

字符

32

3

档案类型

字符

32

选择

4

业务类型

字符

32

选择

5

所属部门

字符

32

选择

6

变更申请人

字符

32

4.4.3.2.4业务处理流程描述4.4.3.2.5输出结果详细描述

变更审核结果存入数据库，返回存储结果，成功或是失败。

变更审核查询页面输出项：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

档案名称

4

档案类型

5

业务类型

6

所属部门

7

变更申请人

8

审核人

9

审核时间

10

审核意见

11

审核操作

4.4.3.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

任务管理

2

档案采集

4.4.3.2.7备注

4.4.4档案销毁

4.4.4.1销毁申请4.4.4.1.1使用用户

档案基本操作用户

4.4.4.1.2功能概述

对系统中存在且不需要再使用的档案资料提出销毁申请。

4.4.4.1.3输入数据项详细描述

档案销毁申请信息输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注（申请）

1

档案编号

字符

32

2

档案名称

字符

32

3

业务类型

字符

32

选择

4

档案类型

字符

32

选择

5

所属机构

字符

32

选择

6

档案状态

字符

2

选择

7

销毁申请人

字符

32

8

销毁原因

字符

100

9

销毁年限

Number

2

最大99

档案销毁信息查询输入项

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

2

档案名称

字符

32

3

业务类型

字符

32

选择

4

档案类型

字符

32

选择

5

所属机构

字符

32

选择

6

档案状态

字符

2

选择

4.4.4.1.4业务处理流程描述

档案基本操作用户登陆，查看任务（或进入档案销毁）填写申请资料，发送销毁申请。

4.4.4.1.5输出结果详细描述

销毁申请信息存入数据库，返回存储结果，成功或是失败。

销毁申请查询页面输出项：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

档案名称

4

业务类型

5

档案类型

6

所属机构

7

档案状态

4.4.4.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

组织机构

2

任务管理

3

工作流组件

4.4.4.1.7备注4.4.4.2销毁审核4.4.4.2.1使用用户

审核用户

4.4.4.2.2功能概述

对档案销毁申请进行审核，审核包括，档案基本资料，销毁原因，销毁时间。

4.4.4.2.3输入数据项详细描述

档案销毁处理输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

销毁人

字符

32

2

销毁时间

日期

8

系统时间

3

销毁意见

字符

100

4

销毁操作

字符

2

选择

档案销毁查询输入项：

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

2

档案名称

3

档案类型

4

业务类型

5

所属部门

6

销毁申请人

7

销毁原因

8

销毁年限

4.4.4.2.4业务处理流程描述

审核人登陆系统，查看任务或（进入销毁审核），填写审核意见，选择审核操作，完成。

4.4.4.2.5输出结果详细描述

档案销毁审核处理结果存入数据库，存储结果，成功或是失败。

档案销毁审核查询页面输出项：

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

档案名称

4

业务类型

5

档案类型

6

所属机构

7

档案状态

8

销毁申请人

9

申请销毁原因

10

申请销毁年限

4.4.4.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

组织机构

2

任务管理

3

工作流

4.4.4.2.7备注

销毁方式有两种，一种是彻底销毁，系统对需要彻底销毁的档案采用数据软销毁的方式，使用数据覆写的方法达到销毁档案数据，根据档案密级，可以选择不同的覆写次数，达到保护档案数据的目的。另一种是临时销毁，是将档案转储到销毁档案库中，并为销毁的档案数据设定恢复参数，只有具有相关操作权限的操作人员才可以恢复临时销毁的档案数据。

4.5 档案数据操作

4.5.1档案数据存储

4.5.1.1档案存储4.5.1.1.1使用用户

系统

4.5.1.1.2功能概述

对系统中用户输入或采集的档案数据进行统一的符合相关规范的数据转换或包装并存储，存储包括对原始档案数据的存储、审批后包括审批信息的档案的存储以及对各原始档案进行的分类、编码、加密等操作。

4.5.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案数据

通过扫描、上传、抓取等方式获取的档案资料

Blob,jpeg，rm等

采集来的包括各种格式的档案数据

4.5.1.1.4业务处理流程描述4.5.1.1.5输出结果详细描述

系统在不改变原始档案数据的要求下对档案数据进行统一格式包装，存入数据库，包装结果，成功或是失败。存储结果，成功或是失败。

4.5.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

归档

2

档案变更（需要重新采集档案的）

3

档案转储

4.5.1.1.7备注

4.5.2档案数据获取

4.5.2.1档案获取4.5.2.1.1使用用户

系统

4.5.2.1.2功能概述

由其他模块调用，根据调用模块传递的参数或者参数组合查询数据库，获取相关的或者类似的档案信息，并将数据解析为原始档案数据。

4.5.2.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案类型

档案类型

字符

32

是

3

业务类型

档案所属业务类型

字符

32

是

4

所属部门

档案归属部门

字符

32

是

5

时间

时间

日期

8

是

4.5.2.1.4业务处理流程描述4.5.2.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

输出数据编号

Number

2

档案编号

档案编号

字符

3

档案数据

具体档案信息

字符

4

档案类型

档案类型

字符

5

业务类型

所属业务

字符

6

时间

时间

日期

7

档案状态

档案归档状态

字符

4.5.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案查询

2

增值服务

3

档案展示

调用

4.5.2.1.7备注

4.5.3档案数据展示

4.5.3.1档案展示4.5.3.1.1使用用户

系统

4.5.3.1.2功能概述

由其他模块调用，根据档案格式的不同，调用不同的数据展现方式，显示用户需要的档案数据。

4.5.3.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案格式

档案格式

字符

32

否

4.5.3.1.4业务处理流程描述4.5.3.1.5输出结果详细描述

具体档案数据，包括：图片，文档，图像等。

4.5.3.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案查询

2

档案增值业务

3

档案获取

调用

4.5.3.1.7备注

4.5.4档案转储

4.5.4.1档案转储4.5.4.1.1使用用户

管理员

4.5.4.1.2功能概述

由于档案数据的存储量大、存储时间长，数据库空间有限等原因，将原档案数据库中的数据根据时间、类别、部门等条件进行数据的转移存储。

4.5.4.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

源

需要转储的档案数据的源地址

字符

50

否

2

目的

转储档案的目地的地址

字符

50

否

3

时间

转储条件，按时间

字符

8

选择

4

部门

转储条件，按部门

日期

32

选择

5

密级

转储条件，按密级

字符

2

选择

4.5.4.1.4业务处理流程描述

档案管理员根据档案数据的时间、所属部门、类别等条件将档案数据转移存储。

4.5.4.1.5输出结果详细描述

转储源地址中是否已经成功删除数据，转储目的地址中是否已经成功存储数据。

4.5.4.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案存储

2

档案获取

调用

4.5.4.1.7备注4.6 业务管理

4.6.1类别管理

4.6.1.1业务类别管理4.6.1.1.1业务类别创建4.6.1.1.1.1使用用户

管理员

4.6.1.1.1.2功能概述

创建系统中用户需要的业务类别，同时也可以创建业务类别的子类别，首先需要创建业务类别的根类别。

4.6.1.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类别名称

字符

32

否

2

父业务类别名称

字符

32

2

备注

说明此业务类别的应用

字符

100

4.6.1.1.1.4业务处理流程描述

用户登陆，点击业务类别创建，输入业务类别名称和备注信息，如果有父业务类别，选择父业务类别，点击创建。

4.6.1.1.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类别名称

3

父业务类别名称

4

备注

说明此业务类别的应用

4.6.1.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案采集

2

档案归档

3

档案变更

4

档案查询

5

增值服务

6

关联配置

7

任务管理

4.6.1.1.1.7备注

用户根据业务需求，添加与用户实际业务相关的业务类别，创建业务类别树，根据业务类别树，进行相关处理操作。

4.6.1.1.2业务类别修改4.6.1.1.2.1使用用户

管理员

4.6.1.1.2.2功能概述

修改业务类别名称和备注信息。

4.6.1.1.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类别名称

新业务类别名称

字符

32

否

2

备注

说明此业务类别的应用

字符

100

4.6.1.1.2.4业务处理流程描述4.6.1.1.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类别名称

3

父业务类别名称

4

备注

说明此业务类别的应用

4.6.1.1.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案采集

2

档案归档

3

档案变更

4

档案查询

5

增值服务

6

关联配置

7

任务管理

4.6.1.1.2.7备注

如果此业务类别有父类别、子类别或与档案类别有关联关系，系统会自动修改为新的信息。

4.6.1.1.3业务类别删除4.6.1.1.3.1使用用户

管理员

4.6.1.1.3.2功能概述

删除系统中用户不需要的业务类别信息，如果此业务类别有子类别、父类别或与其他模块有关联关系，系统提示用户是全部删除还是从末端节点或关系开始删除。

4.6.1.1.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类别名称

字符

32

否

2

备注

说明此业务类别的应用

字符

100

4.6.1.1.3.4业务处理流程描述

用户登陆，点击业务类别管理，输入业务类别名称和备注信息查询详细信息，点击删除，选择全部删除子类别和关系或选择从末端节点业务类别和关系开始删除。

4.6.1.1.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类别名称

3

父业务类别名称

4

备注

说明此业务类别的应用

4.6.1.1.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案采集

2

档案归档

3

档案变更

4

档案查询

5

增值服务

6

关联配置

7

任务管理

4.6.1.1.3.7备注4.6.1.2档案类别管理4.6.1.2.1档案类别创建4.6.1.2.1.1使用用户

管理员

4.6.1.2.1.2功能概述

创建系统中用户需要的各种档案，同时也可以创建类别的子类别。创建档案类别需要从档案类别根类别开始创建。

4.6.1.2.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案类别名称

字符

32

否

2

父档案类别名称

字符

32

2

备注

说明此档案类别的应用

字符

100

4.6.1.2.1.4业务处理流程描述

用户登陆，点击档案类别创建，输入档案类别名称和备注信息，如果有父类别，选择父类别，点击创建。

4.6.1.2.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案类别名称

3

父档案类别名称

4

备注

说明此档案类别的应用

4.6.1.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案采集

2

档案归档

3

档案变更

4

档案查询

5

增值服务

6

关联配置

7

任务管理

4.6.1.2.1.7备注

用户根据业务类别的需求，添加档案类别。

4.6.1.2.2档案类别修改4.6.1.2.2.1使用用户

管理员

4.6.1.2.2.2功能概述

修改类别名称和备注信息。

4.6.1.2.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案类别名称

新类别名称

字符

32

否

2

备注

说明此类别的应用

字符

100

4.6.1.2.2.4业务处理流程描述4.6.1.2.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案类别名称

3

父档案类别名称

4

备注

说明此类别的应用

4.6.1.2.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案采集

2

档案归档

3

档案变更

4

档案查询

5

增值服务

6

关联配置

7

任务管理

4.6.1.2.2.7备注

如果此档案类别有父类别、子类别、与其他类别有关联关系，系统会自动修改为新的信息。

4.6.1.2.3档案类别删除4.6.1.2.3.1使用用户

管理员

4.6.1.2.3.2功能概述

删除系统中用户不需要的档案类别信息，如果此档案类别有子类别、父类别或与其他模块有关联关系，系统提示用户是全部删除还是从末端节点或关系开始删除。

4.6.1.2.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案类别名称

字符

32

否

2

备注

说明此档案类别的应用

字符

100

4.6.1.2.3.4业务处理流程描述

用户登陆，点击档案类别管理，输入档案类别名称和备注信息查询详细信息，点击删除，选择全部删除子档案类别和关系或选择从末端节点和关系开始删除。

4.6.1.2.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案类别名称

3

父档案类别名称

4

备注

说明此档案类别的应用

4.6.1.2.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

档案采集

2

档案归档

3

档案变更

4

档案查询

5

增值服务

6

关联配置

7

任务管理

4.6.1.2.3.7备注

4.6.2关联配置

4.6.2.1创建关联4.6.2.1.1使用用户

管理员

4.6.2.1.2功能概述

创建用户实际业务类别和档案类别之间的关联关系。

4.6.2.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类别名称

字符

32

2

业务类别描述

字符

32

3

档案类别名称

字符

32

4

档案类别描述

字符

32

5

备注

字符

100

4.6.2.1.4业务处理流程描述4.6.2.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类别名称

3

业务类别描述

4

档案类别名称

5

档案类别描述

6

备注

4.6.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

业务类别管理

调用

4.6.2.1.7备注

业务类别与档案类别的关联中，可以关联到档案类别的子类别或末端节点的档案类别，同时可以关联多个档案类别。

4.6.2.2修改关联4.6.2.2.1使用用户

管理员

4.6.2.2.2功能概述

修改业务类别与档案类别之间的关联关系。

4.6.2.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类别名称

字符

32

2

业务类别描述

字符

32

3

档案类别名称

字符

32

4

档案类别描述

字符

32

5

备注

4.6.2.2.4业务处理流程描述4.6.2.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类别名称

3

业务类别描述

4

档案类别名称

5

档案类别描述

6

备注

4.6.2.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

业务类别管理

调用

4.6.2.2.7备注4.6.2.3删除关联4.6.2.3.1使用用户

管理员

4.6.2.3.2功能概述

删除业务与类别之间的关联关系。

4.6.2.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类别名称

字符

32

2

业务类别描述

字符

32

3

档案类别名称

字符

32

4

档案类别描述

字符

32

4.6.2.3.4业务处理流程描述4.6.2.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类别名称

3

业务类别描述

4

档案类别名称

5

档案类别描述

6

备注

4.6.2.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

业务类别管理

调用

4.6.2.3.7备注

4.6.3任务管理

任务是系统中每个业务类型对应多个档案类型和一个工作流之间的组合关系。在每个任务中，有一个业务类型，一个工作流，多个档案类型。任务是为方便用户清楚的了解在系统中能做的事情及当前系统中有哪些事情需要自己处理而设置，用户可以查看待办任务和已办任务。

4.6.3.1创建任务4.6.3.1.1使用用户

管理员

4.6.3.1.2功能概述

管理员根据具体的业务创建新的任务。

4.6.3.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类型

字符

32

2

档案类型

字符

32

3

工作流

字符

32

4

任务名称

字符

32

5

任务状态

字符

2

4.6.3.1.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，如果没有需要的任务，点击添加创建新的任务，选择业务类型、档案类型、工作流后点击创建。

4.6.3.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类型

3

档案类型

4

工作流

5

任务名称

6

任务状态

4.6.3.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

类别管理

3

组织机构管理

4.6.3.1.7备注4.6.3.2发布任务4.6.3.2.1使用用户

管理员

4.6.3.2.2功能概述

管理员将已经创建好还未发布的任务进行发布到系统中，使新建的任务可以执行。

4.6.3.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类型

字符

32

2

档案类型

字符

32

3

工作流

字符

32

4

任务名称

字符

32

5

任务状态

字符

2

4.6.3.2.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，选择需要发布的任务，点击发布。

4.6.3.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类型

3

档案类型

4

工作流

5

任务名称

6

任务状态

4.6.3.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

类别管理

3

组织机构管理

4.6.3.2.7备注

任务在发布之后，任务功能才可以使用，任务中所配置的业务才会在用户操作档案核心功能是可用。

4.6.3.3修改任务4.6.3.3.1使用用户

管理员

4.6.3.3.2功能概述

管理员对已经创建的任务进行修改，并进行发布。

4.6.3.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类型

字符

32

2

档案类型

字符

32

3

工作流

字符

32

4

任务名称

字符

32

5

任务状态

字符

2

4.6.3.3.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，选择需要修改的任务，点击修改，并发布。

4.6.3.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类型

3

档案类型

4

工作流

5

任务名称

6

任务状态

4.6.3.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

类别管理

3

组织机构管理

4

发布任务

4.6.3.3.7备注4.6.3.4删除任务4.6.3.4.1使用用户

管理员

4.6.3.4.2功能概述

管理员对系统中存在的任务进行删除操作（只删除工作流、业务类型、档案类型之间的任务关系）。

4.6.3.4.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务类型

字符

32

2

档案类型

字符

32

3

工作流

字符

32

4

任务名称

字符

32

5

任务状态

字符

2

4.6.3.4.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，选择需要删除的任务，点击删除。

4.6.3.4.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务类型

3

档案类型

4

工作流

5

任务名称

6

任务状态

4.6.3.4.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

组织机构管理

4.6.3.4.7备注4.7 查询统计

4.7.1档案数据查询

4.7.1.1档案查询4.7.1.1.1使用用户

系统用户

4.7.1.1.2功能概述

通过用户输入的查询条件及条件组合，完成对需要的档案资料的查询，通过调用数据展示模块实现对档案资料的明细的展示查看。支持单个条件和组合条件的模糊查询。

4.7.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案类型

字符

32

业务类型

字符

32

所属部门

字符

32

建档时间起

日期

8

建档时间止

日期

8

档案状态

字符

2

4.7.1.1.4业务处理流程描述

用户登陆点击查询统计，选择通用查询功能，输入查询条件，点击查询，在结果列表中点击档案编号查看详情，点击占位符调用展示模块显示档案资料详细。

4.7.1.1.5输出结果详细描述

查询输出列表显示：

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

档案编号

档案在系统中的唯一标识

字符

2

档案类型

字符

3

业务类型

字符

4

所属部门

字符

5

建档时间

日期

6

档案状态

字符

7

档案数据

需要显示的档案数据

占位标示。

点击占位符后显示档案数据明细：

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

档案编号

字符

2

图片

档案中的图片资料

Blob

3

影像

档案中的声音、图像资料

Blob

4

文档

档案中的文档资料

Blob

5

备注

其他信息

字符

4.7.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

组织机构

2

数据展示

调用

4.7.1.1.7备注4.7.1.2全文检索4.7.1.2.1使用用户

系统用户

4.7.1.2.2功能概述

根据用户输入的关键字或者关键字组合在用户指定的范围内进行档案数据全文匹配查询。

4.7.1.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

搜索关键字

字符

50

否

2

档案类型

字符

32

选择

3

业务类型

字符

32

选择

4

所属部门

字符

32

选择

5

档案状态

归档状态

字符

2

选择

4.7.1.2.4业务处理流程描述

用户登录，输入查询关键字，选择查询范围，点击查询。

4.7.1.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

3

档案类型

4

业务类型

5

所属部门

6

档案

包含关键字的档案资料，使用占位符代替，点击可显示详情

7

档案状态

归档状态

4.7.1.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

数据获取

2

数据展示

3

组织机构

4.7.1.2.7备注

4.7.2档案数据统计

4.7.2.1数据统计4.7.2.1.1使用用户

系统用户

4.7.2.1.2功能概述

根据用户输入的统计条件或条件组合，统计出用户所需要的统计信息。

4.7.2.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案类型

字符

32

2

业务类型

字符

32

3

所属部门

字符

32

选择

4

档案状态

字符

2

选择

5

建档时间起

日期

8

选择

6

建档时间止

日期

8

选择

7

归档时间起

日期

8

选择

8

归档时间止

日期

8

选择

4.7.2.1.4业务处理流程描述

用户登陆，输入统计条件，点击统计，等到统计结果列表。

4.7.2.1.5输出结果详细描述

输出用户想要统计的结果数据。

4.7.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

数据查询

2

数据获取

4.7.2.1.7备注4.8 档案增值功能

4.8.1档案借阅

4.8.1.1借阅申请4.8.1.1.1使用用户

增值用户

4.8.1.1.2功能概述

为满足用户对档案的使用需求，用户可以根据条件查询是否存在用户需要的档案并登记借阅申请信息。

4.8.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案类型

档案类型

字符

32

3

业务类型

业务类型

字符

32

4

所属部门

归属地

字符

32

5

档案状态

是否借出

字符

32

6

借阅人

申请借阅人

字符

32

否

7

借阅时间

借阅时间

日期

8

8

归还时间

归还时间

日期

8

9

借阅方式

借阅方式

字符

32

10

借阅目的

利用目的

字符

100

4.8.1.1.4业务处理流程描述4.8.1.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

2

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

3

档案类型

档案类型

字符

4

业务类型

业务类型

字符

5

所属部门

归属地

字符

6

档案状态

是否借出

字符

7

借阅人

申请借阅人

字符

8

借阅时间

借阅时间

日期

9

归还时间

归还时间

日期

10

借阅方式

借阅方式

字符

11

借阅目的

利用目的

字符

4.8.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

借阅审批

2

任务管理

依赖

4.8.1.1.7备注

借阅申请分为电子类档案借阅申请和实物类档案借阅申请（如纸质档案）。

4.8.1.2借阅审核4.8.1.2.1使用用户

增值用户

4.8.1.2.2功能概述

对借阅申请信息的合法性，规范性，借阅人资料进行审核。

4.8.1.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

审核人

借阅信息审批人

字符

32

否

2

审核意见

审核意见

字符

32

3

审核时间

时间

日期

8

4.8.1.2.4业务处理流程描述4.8.1.2.5输出结果详细描述

审核结果，通过或为通过。

4.8.1.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

借阅申请

2

工作流

3

任务管理

依赖

4.8.1.2.7备注

审核借阅包括电子类档案的借阅审核和实物类档案的借阅审核，借阅审核包括对借阅人的权限，档案的密级等审核，电子类档案的审核需要考虑电子档案的数量，借阅方式，如果是下载借阅，需要审核档案是否可复制，是否需要加密借阅，到期是否需要自动销毁档案等。

4.8.1.3借阅信息管理4.8.1.3.1使用用户

管理员

4.8.1.3.2功能概述

管理员对档案借阅信息的维护，包括对档案借阅信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。

4.8.1.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

借阅信息审批人

字符

32

2

档案类型

审核意见

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

档案所属部门

字符

32

5

借阅人

字符

32

6

借阅时间

日期

8

7

借阅人所属部门

字符

32

8

借阅方式

借阅方式

字符

32

9

档案状态

是否归档

字符

2

4.8.1.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的借阅信息列表。

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除借阅信息。

4.8.1.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

借阅信息列表编号

Number

2

档案编号

字符

3

档案类型

字符

4

业务类型

字符

5

档案所属部门

字符

6

借阅人

字符

7

借阅时间

日期

8

借阅方式

字符

9

借阅人所属部门

字符

10

档案状态

是否归档

字符

11

归还状态

是否归还

字符

4.8.1.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

档案查询

3

档案展示

4

档案归还

4.8.1.3.7备注

4.8.2档案归还

4.8.2.1归还申请4.8.2.1.1使用用户

增值用户

4.8.2.1.2功能概述

用户根据自己所借阅的档案及规定的归还日期进行档案归还操作，并登记归还信息。

4.8.2.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案类型

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

所属部门

字符

32

5

借阅人

字符

32

否

6

归还人

7

借阅时间

日期

8

8

归还时间

日期

8

9

归还人联系方式

字符

32

10

利用效果

字符

100

4.8.2.1.4业务处理流程描述

增值用户登陆系统，填写归还申请单，点击归还。

4.8.2.1.5输出结果详细描述

序号

输入项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

原始档案库的唯一编号

3

档案类型

4

业务类型

5

所属部门

6

借阅人

7

归还人

8

借阅时间

9

归还时间

10

归还人联系方式

11

利用效果

4.8.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

归还审批

2

档案归档

3

档案借阅

4

工作流

5

任务管理

依赖

4.8.2.1.7备注

档案归还操作主要针对实物类档案（如纸质档案）。

4.8.2.2归还审核4.8.2.2.1使用用户

管理员

4.8.2.2.2功能概述

管理员对归还者归还的档案进行完整性，规范性等信息审核。

4.8.2.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

审核人

字符

32

否

2

审核时间

日期

8

否

3

审核意见

字符

32

4.8.2.2.4业务处理流程描述4.8.2.2.5输出结果详细描述

返回审核结果，通过或未通过。

4.8.2.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

归还申请

2

任务管理

依赖

4.8.2.2.7备注

归还审核主要针对实物档案（如纸质档案），审核内容包括：归还人的权限，档案资料的完整度，是否有损坏，利用效果等。

4.8.2.3归还信息管理4.8.2.3.1使用用户

管理员

4.8.2.3.2功能概述

管理员对档案归还信息的维护，包括对档案归还信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。

4.8.2.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

2

档案类型

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

档案所属部门

字符

32

5

借阅人

字符

32

6

借阅时间

日期

8

7

归还人

字符

32

8

归还时间

日期

8

9

归还人联系方式

字符

20

10

利用效果

字符

100

11

档案状态

是否归档

字符

2

4.8.2.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的归还信息列表。

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除归还信息。

4.8.2.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

借阅信息列表编号

Number

2

档案编号

字符

3

档案类型

字符

4

业务类型

字符

5

档案所属部门

字符

6

借阅人

字符

7

借阅时间

日期

8

归还人

字符

9

归还时间

字符

归还人联系方式

10

利用效果

字符

11

档案状态

是否归档

字符

4.8.2.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

归还申请

2

工作流

3

任务管理

依赖

4.8.2.3.7备注

4.8.3档案催还

4.8.3.1使用用户

管理员

4.8.3.2功能概述

管理员根据借阅人填写的归还时间判断借阅人是否按时归还档案，如果未按时归还，管理员发送催还单给借阅人，提醒借阅用户归还档案。

4.8.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案类型

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

所属部门

字符

32

5

借阅人

字符

32

否

6

归还时间

日期

8

7

归还状态

是否归还

字符

32

4.8.3.4业务处理流程4.8.3.5输出数据项详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

催还单序号

Number

2

档案编号

字符

3

档案类型

字符

4

业务类型

字符

5

档案所属部门

字符

6

借阅人

字符

7

借阅时间

日期

8

归还时间

字符

9

催还信息

字符

4.8.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

借阅申请

2

工作流

3

任务管理

依赖

4.8.3.7备注

催还功能主要针对实物档案(纸质档案)的归还，如果借阅人也在使用本系统可以通过系统提醒的方式，如果是外部人员借阅，需要设置邮件提醒或短信提醒。

4.8.4档案预约

4.8.4.1预约申请4.8.4.1.1使用用户

增值用户

4.8.4.1.2功能概述

用户可以通过系统的预约功能，提前预约需要借阅的档案资料。用户根据自己需要获取的信息查询档案资料，查询到需要的档案后填写预约申请单（主要针对实物档案）。如果特殊的电子档案有档案数量的限制也需要根据借阅情况提前预约。

4.8.4.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

原始档案库的唯一编号

字符

32

否

2

档案类型

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

所属部门

字符

32

5

预约人

字符

32

否

6

预约时间

日期

8

7

借阅时间

日期

8

8

归还时间

日期

8

9

预约人所属部门

字符

32

10

预约人联系方式

字符

20

11

借阅目的

字符

100

4.8.4.1.4业务处理流程描述4.8.4.1.5输出结果详细描述

序号

输入项名称

详细含义

备注

1

序号

2

档案编号

原始档案库的唯一编号

3

档案类型

4

业务类型

5

所属部门

6

预约人

7

预约时间

8

借阅时间

9

归还时间

10

借阅目的

4.8.4.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

预约审批

2

档案查询

3

工作流

4

任务管理

依赖

4.8.4.1.7备注4.8.4.2预约审核4.8.4.2.1使用用户

管理员

4.8.4.2.2功能概述

管理员对预约者发送的预约申请进行预约人的资料、权限、借阅方式等审核。同时判断预约档案是否已经有提前预约人等信息。

4.8.4.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

审核人

字符

32

否

2

审核时间

日期

8

否

3

审核意见

字符

32

4.8.4.2.4业务处理流程描述4.8.4.2.5输出结果详细描述

审核结果，通过或未通过

4.8.4.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

预约申请

2

档案查询

3

工作流

4

任务管理

依赖

4.8.4.2.7备注4.8.4.3预约信息管理4.8.4.3.1使用用户

管理员

4.8.4.3.2功能概述

管理员对档案预约信息的维护，包括对档案预约信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。

4.8.4.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

档案编号

字符

32

2

档案类型

字符

32

3

业务类型

字符

32

4

档案所属部门

字符

32

5

预约人

字符

32

6

预约时间

日期

8

7

预约人联系方式

字符

32

8

预约目的

日期

8

4.8.4.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的预约信息列表。

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除预约信息。

4.8.4.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

借阅信息列表编号

Number

2

档案编号

字符

3

档案类型

字符

4

业务类型

字符

5

档案所属部门

字符

6

预约人

字符

7

预约时间

日期

8

预约人联系方式

字符

9

预约目的

字符

4.8.4.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

预约申请

2

查询

3

任务管理

依赖

4.8.4.3.7备注4.9 工作流管理

4.9.1工作流创建配置

4.9.1.1使用用户

管理员

4.9.1.2功能概述

根据档案流转的过程，调用工作流组件，配置档案流转的各个环节点，结合组织机构与用户角色的关系，控制各环节处理用户，并根据档案数据限定各个环节处理人处理的档案的确定性。支持同一流程对多个档案的处理。

4.9.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

环节点名称

档案流转的各个节点的名称。

32

2

处理人

下一节点的处理人

32

3

档案数据

需要处理的档案

4

工作流组件配置

档案流转规则

100

4.9.1.4业务处理流程描述4.9.1.5输出结果详细描述

配置结果，成功与否。

4.9.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

调用

2

档案基本操作

3

任务管理

调用

4.9.1.7备注

4.9.2工作流发布

4.9.2.1使用用户

管理员

4.9.2.2功能概述

对已经创建好的流程进行业务关联，并将工作流发布到工作流组件中。

4.9.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

业务名称

流程图画的具体业务

字符

32

否

2

工作流

字符

32

否

选择

3

备注信息

字符

100

4.9.2.4业务处理流程描述4.9.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

业务名称

流程图画的具体业务

3

工作流

4

状态

5

备注信息

4.9.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

调用

4.9.2.7备注

工作流发布时需要将工作流程图相关的文件进行工作流相关流转配置，然后打包，提交到工作流组件中。

4.10 系统管理

4.10.1组织机构管理

4.10.1.1添加组织机构4.10.1.1.1使用用户

管理员

4.10.1.1.2功能概述

创建组织机构模型，并可添加组织机构模型中的各个节点。

4.10.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

机构名称

2

机构编号

3

上级机构名称

选择

4

上级机构编码

选择

4.10.1.1.4业务处理流程描述4.10.1.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

2

机构名称

3

机构描述

4

父级机构

5

父级机构描述

4.10.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

档案核心操作

3

档案查询

4

增值服务

4.10.1.1.7备注4.10.1.2修改组织机构4.10.1.2.1使用用户

管理员

4.10.1.2.2功能概述

管理员对系统中的组织机构进行修改。

4.10.1.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

机构名称

2

机构编号

3

上级机构名称

选择

4

上级机构编码

选择

4.10.1.2.4业务处理流程描述4.10.1.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

2

机构名称

3

机构描述

4

父级机构

5

父级机构描述

4.10.1.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

档案核心操作

3

档案查询

4

增值服务

4.10.1.2.7备注4.10.1.3删除组织机构4.10.1.3.1使用用户

管理员

4.10.1.3.2功能概述

删除用户组织机构及其关系。

4.10.1.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

机构名称

字符

32

2

机构编号

字符

32

3

上级机构名称

字符

32

选择

4

上级机构编码

字符

32

选择

4.10.1.3.4业务处理流程描述4.10.1.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

序号

2

机构名称

3

机构描述

4

父级机构

5

父级机构描述

4.10.1.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

工作流

2

档案核心操作

3

档案查询

4

增值服务

4.10.1.3.7备注

如果删除的组织机构有子机构，需要选择是先删除子机构然后删此机构还是批量删除所有子机构并删除此机构。

4.10.2角色管理

4.10.2.1添加角色4.10.2.1.1使用用户

管理员

4.10.2.1.2功能概述

根据用户职能分配的不同，添加新的角色。

4.10.2.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

角色名称

字符

32

2

角色描述

字符

100

4.10.2.1.4业务处理流程描述

管理员登陆后点击角色管理，点击添加角色，输入角色名称和描述，点击保存。

4.10.2.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

备注

1

角色名称

2

角色描述

4.10.2.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

菜单

2

档案核心操作

3

档案查询

4

增值服务

5

组织机构

4.10.2.1.7备注4.10.2.2修改角色4.10.2.2.1使用用户

管理员

4.10.2.2.2功能概述

修改系统中的角色。

4.10.2.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

角色名称

字符

32

2

角色描述

字符

100

4.10.2.2.4业务处理流程描述

管理员登陆，进入角色管理，输入查询条件，查询结果详细信息，修改相关信息，点击保存。

4.10.2.2.5输出结果详细描述

返回修改结果，成功或失败。

4.10.2.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

菜单

2

档案核心操作

3

档案查询

4

增值服务

5

组织机构

4.10.2.2.7备注

角色修改之后，系统将角色与用户，用户组，组织机构，菜单等关系进行修改并重新关联。

4.10.2.3删除角色4.10.2.3.1使用用户

管理员

4.10.2.3.2功能概述

删除系统中的角色。

4.10.2.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

角色名称

字符

32

2

角色描述

字符

100

4.10.2.3.4业务处理流程描述

管理员进入角色管理，输入查询条件，查询出想要删除的角色，进入详细信息，点击删除。

4.10.2.3.5输出结果详细描述

返回删除结果，成功或失败。

4.10.2.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

菜单

2

档案核心操作

3

档案查询

4

增值服务

5

组织机构

4.10.2.3.7备注

角色的删除同时需要删除角色与用户、用户组、组织机构、菜单之间的关联关系。

4.10.2.4角色菜单配置4.10.2.4.1使用用户

管理员

4.10.2.4.2功能概述

配置相关角色下显示的菜单

4.10.2.4.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

角色名称

字符

32

2

角色描述

字符

100

3

菜单名称

字符

32

选择

4.10.2.4.4业务处理流程描述

管理员进入角色管理，输入查询条件，查询出角色信息，进入详细信息，点击菜单管理，选择想要在此角色下显示的菜单项，点击保存

4.10.2.4.5输出结果详细描述

配置结果，成功关联或失败

4.10.2.4.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

组织机构

2

用户

3

任务管理

4.10.2.4.7备注

4.10.3用户管理

4.10.3.1添加用户4.10.3.1.1使用用户

管理员

4.10.3.1.2功能概述

管理员添加系统使用用户，包括用户的基本资料。

4.10.3.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

登陆ID

字符

32

否

2

姓名

字符

32

3

性别

字符

2

选择

4

密码

字符

32

否

5

联系方式

字符

20

6

所属部门

字符

32

选择

7

所属用户组

字符

32

选择

8

职位

字符

32

选择

9

身份证号

字符

32

否

10

员工编号

字符

20

否

4.10.3.1.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，点击添加，输入用户基本信息，点击保存。

4.10.3.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

Number

2

登陆ID

字符

3

姓名

字符

4

性别

字符

5

联系方式

字符

6

所属部门

字符

7

所属用户组

字符

8

职位

字符

9

身份证号

字符

10

员工编号

字符

4.10.3.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

系统管理

2

用户角色配置

3

档案核心操作

4

档案查询

5

增值服务

6

工作流

7

任务管理

4.10.3.1.7备注4.10.3.2修改用户4.10.3.2.1使用用户

管理员

4.10.3.2.2功能概述

修改用户基本信息

4.10.3.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

登陆ID

字符

32

否

2

姓名

字符

32

3

性别

字符

2

选择

4

密码

字符

32

否

5

联系方式

字符

20

6

所属部门

字符

32

选择

7

所属用户组

字符

32

选择

8

职位

字符

32

选择

9

身份证号

字符

32

否

10

员工编号

字符

20

否

4.10.3.2.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，输入查询条件，查看详细信息，修改信息，点击保存。

4.10.3.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

Number

2

登陆ID

字符

3

姓名

字符

4

性别

字符

5

联系方式

字符

6

所属部门

字符

7

所属用户组

字符

8

职位

字符

9

身份证号

字符

10

员工编号

字符

4.10.3.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

系统管理

2

用户角色配置

3

档案核心操作

4

档案查询

5

增值服务

6

工作流

7

任务管理

4.10.3.2.7备注4.10.3.3删除用户4.10.3.3.1使用用户

管理员

4.10.3.3.2功能概述

管理员根据员工情况，删除离职或不在使用本系统的用户信息。

4.10.3.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

登陆ID

字符

32

否

2

姓名

字符

32

3

性别

字符

2

选择

4

密码

字符

32

否

5

联系方式

字符

20

6

所属部门

字符

32

选择

7

所属用户组

字符

32

选择

8

职位

字符

32

选择

9

身份证号

字符

32

否

10

员工编号

字符

20

否

4.10.3.3.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，输入查询条件，查看详细信息，点击删除，删除用户信息。

4.10.3.3.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

Number

2

登陆ID

字符

3

姓名

字符

4

性别

字符

5

联系方式

字符

6

所属部门

字符

7

所属用户组

字符

8

职位

字符

9

身份证号

字符

10

员工编号

字符

4.10.3.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

系统管理

2

用户角色配置

3

档案核心操作

4

档案查询

5

增值服务

6

工作流

7

任务管理

4.10.3.3.7备注

4.10.4用户组管理

4.10.4.1添加用户组4.10.4.1.1使用用户

管理员

4.10.4.1.2功能概述

为系统总一类用户或具有相同操作权限的一类用户建立分组。

4.10.4.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

用户组名称

字符

32

否

2

说明

字符

32

4.10.4.1.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，点击添加，输入用户组名及说明点击保存。

4.10.4.1.5输出结果详细描述

添加是否成功

4.10.4.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

用户管理

2

用户组角色配置

3

组织机构

4

工作流

5

任务管理

4.10.4.1.7备注4.10.4.2修改用户组4.10.4.2.1使用用户

管理员

4.10.4.2.2功能概述

修改用户组信息，如名称、说明。

4.10.4.2.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

用户组名称

字符

32

否

2

说明

字符

32

4.10.4.2.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，输入查询条件，查看详细信息，修改用户组信息，点击保存。

4.10.4.2.5输出结果详细描述

修改结果是否成功

4.10.4.2.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

用户管理

2

用户组角色配置

3

组织机构

4

工作流

5

任务管理

4.10.4.2.7备注

如修改用户组名称，同时修改此用户组下所有用户与用户组的关系。

4.10.4.3删除用户组4.10.4.3.1使用用户

管理员

4.10.4.3.2功能概述

删除用户组信息，并同时删除用户和用户组之间的关系。

4.10.4.3.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

用户组名称

字符

32

否

2

说明

字符

32

4.10.4.3.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，输入查询条件，查看详细信息，删除用户组信息。

4.10.4.3.5输出结果详细描述

删除结果，成功或失败

4.10.4.3.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

用户管理

2

用户组角色配置

3

组织机构

4

工作流

5

任务管理

4.10.4.3.7备注

删除用户组时，同时删除用户组与用户，用户组与组织机构，用户组与角色之间的关系。

4.10.5日志管理

4.10.5.1日志查询4.10.5.1.1使用用户

管理员

4.10.5.1.2功能概述

根据相关信息查询用户在系统中的使用情况。

4.10.5.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入限制

备注

1

登陆ID

字符

32

2

姓名

字符

32

3

查询日期起

日期

8

4

查询日期止

日期

8

5

操作

字符

32

4.10.5.1.4业务处理流程描述

管理员进入日志查询，输入查询条件，查询用户具体操作信息。

4.10.5.1.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

数据类型

备注

1

序号

Number

2

登陆ID

字符

3

姓名

字符

4

日期

日期

5

操作

字符

6

主机名

字符

4.10.5.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

1

角色菜单管理

2

用户管理

4.10.5.1.7备注

第3篇: 电子档案管理目录表

电子档案管理系统平台

第一章ﻩ系统概述 ３

1.2建设目标ﻩ3

第二章ﻩ系统功能 ３

2。1 　功能结构ﻩ3

２。2 基础设施ﻩ3

2、2。2 档案子类设置 4

2.2。3 样式设置 4

2。3　档案处理系统ﻩ４

2.3。1 档案扫描 4

2。3、2 档案处理ﻩ４

2.３。3 档案关联ﻩ4

2、3.5 档案立卷ﻩ4

２.４　档案管理系统ﻩ4

2、4、1 档案借阅管理ﻩ5

2、4。2档案出库管理ﻩ6

2、4。３档案销毁管理ﻩ6

2、4、4档案综合管理 7

2、５档案资源系统ﻩ７

2.5。1 专题库管理 7

2。5。2　素材库管理ﻩ7

２、6档案查询系统 7

2、６、1 影像文件查询ﻩ７

2。6。２档案目录查询ﻩ8

2。6、3档案使用情况查询ﻩ8

2.6、4档案处理进度查询 8

2。７ 系统管理ﻩ8

2。7、1 用户管理 8

２。7。３ 系统维护ﻩ8

第一章系统概述

1、1系统背景

影像档案管理系统提供了一个电子化手段,将往来得各类文档及资料进行电子化处理、归档,通过系统建立与各类相关信息得索引,使得办理事务时,可以非常方便得调用各种资料,提高工作效率。

1、２建设目标

通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块,实现档案管理得信息化与电子化管理。

1、规范管理

2、减少重复投入

3、科学管理

4、方便使用

第二章系统功能

2.1 功能结构

长期以来,艺纸张等非数字化介质为载体得档案信息资料只能以实物得形式放入档案室中,这给档案管理、应用带来很多难题:首先,实物档案资料随着档案资料数量得增大,安全存储这些实物档案要耗费大量得人力、物理与财力;其次,档案资料得实物形式限制了流通效率,存档资料复用率低。

2、2 基础设施

2.２.1档案类别设置

此模块主要负责档案文件类别得新增、删除、修改与查询操作。

2.2。2　档案子类设置

此模块主要负责子类别得新增、删除、修改与查询。

２。2．3 样式设置

本模块得功能就是设置文字、字体、样式、大小、透明度与倾斜度、

2.3 档案处理系统

2。３.１ 档案扫描

主要负责对图片文件得扫描、修改、删除。

进入影像文件扫描,按对应功能操作得不同,显现出得功能按钮也就不同,如初始状态只有“新增批次"与“放弃”、“退出”按钮可用。

2.３。2 档案处理

档案处理系统主要用来完成资料得电子化处理及归档等操作,包括:档案基础目录建立、档案信息采集、档案资料处理、档案资料著录、档案资料归档、封包、档案资料审核等。

2。3.3 档案关联

主要负责将图片文件等档案材料与居民关联起来。

2．3．4 档案审核

主要负责对关联之后得文件进行审核与删除关联。

2。3。5　档案立卷

主要负责立卷与查询卷信息。

2。4 档案管理系统

2．4.1 档案借阅管理

a、　档案借阅登记

记录用户要借阅得档案类型、就是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限与同意借阅领导得签字等信息,检索到用户所需得档案进行借阅登记,并打印借阅单。

当借阅实物档案时,要手工登记档案得借阅表,若检索到得条目下没有原文,而该文件得载体就是“纸质”时,科长页面中登记档案借阅申请信息,然后到档案室进行借阅。在进行借阅时,借阅方式与审批流程得选择项应能自由定义。对于用户无权查瞧得档案,需要进行借阅申请,待得到批准后。如果就是电子档案,可根据用户权限判断,如果有权利查瞧可直接通过查询即可借阅,如无权查瞧得档案,待审批流程批准后方可借阅、

注:1　此流程就是针对于那些借阅者不具有权限得档案,对于那些具有权限得档案,用户不必经过此过程即可借阅档案。

2 此流程可由用户根据实际工作情况自定义。

b、　档案归还管理

可对用户归还得档案进行登记,并提供续借功能。同时具有设置归还者填写档案使用效果表单后,才能完成归还手续办理操作得功能。

具体来说,档案管理员通过档号等条件在系统检索该档案资料状态,了解到档案借阅登记信息,然后执行归还档案操作,系统记录归还时间、办理人与归还人等信息、

ｃ. 档案催还管理

由于用户借阅与归还都进行了登记与管理,所需系统可以通过“档案催还管理”对过期未还得档案或已借出若干天得档案进行统计,自动提醒与打印催还单、借阅统计系统对大难得借阅提供各种统计方式,并可随时打印统计结果。

ｄ.档案预约管理

用于处理用户预约得档案,为用户办理借阅手续、

２．4.２档案出库管理

纸质档案资料不管通过何种途径被调用出库,必须通过“档案出库登记”方能完成、有档案库管理员对档案出库单进行填写登记,同时资料得递交人与接受人双方信息都由计算机记录,抱着了纸张档案得有效管理。

出库单主要记录内容包括:档案编号、接受人、出库时间、出库原因、经办人、审批人等。

2.4。3档案销毁管理

“档案销毁管理”主要实现纸质文件销毁得管理功能、纸档案销毁必须进行销毁信息以及事由得录入,经管理员确认后,方能销毁纸质档案。

档案销毁登记单主要记录内容包括:档案编号、销毁时间、销毁原因、经办人、审批人等。

2.4．4档案综合管理

包括设备管理、制度管理、管理网络图、档案接收统计、对接受移交档案进行统计等,此部分内容可根据客户实际需要进行单独定制。

2。５档案资源系统

档案信息得开发就是实现档案资料充分利用得重要手段。在信息开发过程中能提供规划化得编研模板与流程,以提高信息开发得效率与质量。另外对数字档案分类进行存储,确保历史数据在日后工作数据挖掘。

2．5。1　专题库管理

专题库就是对编研成果得汇总,对其管理得功能包括制作专题目录,管理各专题得名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息,并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。

2.5．２ 素材库管理

根据编研需要,从系统目录结构得档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材,并提供素材描述信息得输入、修改、删除等功能、

2、6档案查询系统

２．6。1 影像文件查询

按不同得查询条件,查询出相应得信息,点击信息中得“图片预览”,可以弹出一个二级窗口来预览相应记录当中得图片。

２.6。２档案目录查询

输入档案类别、档号、年份、状态等查询条件,可以查瞧相关得档案信息。

２.6．3档案使用情况查询

按查询条件得不同,查询出相应得信息。选择“按档案类别分类”可按类别统计档案得使用情况。

2。６.４档案处理进度查询

按档案类别查询已经扫描得批次数、已扫描得图片数、已经关联得批次数、已经关联得档案文件数、已经关联得图片数、已经审核得档案文件数、已经立卷得数量与已经归档得图片数。

２。7 系统管理

2。7.1 用户管理

提供用户得增、删、改、查功能,包括:用户名、密码、姓名、科室、联系电话、手机等。允许用户自行修改密码。

2．7.2　权限管理

针对不同得功能模块,按照用户相应得权限进行分配管理,权限包括:查瞧、操作、修改、删除等功能。

权限可灵活地根据用户及用户角色分配。

２。7。3 系统维护

为系统提供系统菜单、栏目等提供增加、删除与修改等维护工具。

第4篇: 电子档案管理目录表

第一部分 基础管理

卷一 员工名册 执业名册 岗位证书（名册、证书）

1、执业名册........................................................1

2、员工名册........................................................1

3、照片............................................................1

4、工牌记录表......................................................1

5、物业管理员证................................................2

6、特种设备安全员证................................................2

7、电工作业证................................................2

9、电工进网工作许可证........................................2

10、维保人员特种设备人员岗位证证书..............................2

卷二 制度、规定、规程、 标准

1、东晨财务管理制度.................................................5

2、机动车停车管理制度...............................................5

3、非机动车停车管理制度.............................................5

4、财务培训计划.....................................................5

5、停车场安全管理制度..............................................5

6、非机动车管理规定................................................5

7、成都市停车场备案通知书、政府定价机动车停车场收费核准书..........5

8、、员工守则........................................................3

9、部门及岗位职责..................................................3

卷三 法律法规

1、成都市物业管理条例...............................................4

2、中华人民共和国物权法.............................................4

3、地下停车场收费标准公开............................................4

4、物业服务内容和标准公开............................................4

5、物业服务企业财务管理规定（财政部【1998】7号）........................4

6、物业服务收费管理办法的通知（发改委【2003】1864号）....................4

7、物业服务收费明码标价规定的通知（发改价检【2004】1428号.............4

8、物业服务企业的代收费用有关营业税问题的通知（国税发【1998】217号）.................................................................4

9、四川省物业服务收费管理细则（川价费【2003】294号）..............4

10、关于贯彻实施《四川省物业服务收费管理细则》意见的通知（成价费【2004】239................................................................4

11、成都市物价局、成都市房产管理局关于物业服务收费管理细则实施意见补充通知（成价费【2005】59号）.........................................4

12、中华人民共和国消防法............................................4

13、成都市消防条例..................................................4

14、成都市城乡管理局关于印发《关于进一步做好房屋专项维修资金使用监管工作的意见》的通知....................................................4

15、成都市城乡房产管理局关于印发《成都市房屋专项维修资金紧急使用预案》示范文本的通知............................... ......................4

16、四川省住房和城乡建设厅关于应急情况下使用住宅专项维修资金有关问题的通知................................................................4

17、成都市城市住房专项维修资金管理暂行办法（2004年）................4

18、《成都市城市住房专项维修资金管理暂行办法》实施细则................ 4

卷四 项目组织架构

1、项目人员配置表..................................................6

2、项目人员组织构架图..............................................6

3、项目考勤表......................................................6

4、节假日值班表....................................................6

卷五 公司绩效考核

1、关于印的通知......................................7

2、绩效考核细则....................................................7

卷六 公司文件

公司下发文件............................ ..........................8

卷七 物品领用、登记

1、 物品请购单 ...................................................9

2、、物品领用登记表.................................................9

卷八 各类合同

1、前期物业服务管理服务合同........................................10

2、成都市天燃气合同................................................10

3、成都市燃气管理条例..............................................10

4、城市生活垃圾处理费征收协议......................................10

5、电梯维保合同....................................................10

6、消防维保合同....................................................10

7、疏通疏淘工程合同................................................10

卷九 业主委员会（甲方）

1、业主大会和业主委员会制定规则....................................11

卷十 特约服务

1、物业特约服务项目及服务流程......................................12

2、物业服务中心特约服务管理办法....................................12

3、维修服务项目表..................................................12

4、住户家庭安装、维修单............................................12

卷十一 投诉 回访

1、物业管理投诉处理、回访制度......................................13

2、投诉处理工作流程................................................13

3、业主投诉回访登记表..............................................13

4、成都市物业管理活动中相关投诉举报受理电话........................13

卷十二 业主满意度

1、满意度调查通知.................................................14

2、满意度调查实施方案.............................................14

3、满意度调查表................................ ..................14

4、满意率统计表............................. .....................14

5、客户经理回访记录登记表.........................................14

6、业主满意度调查分析汇总.............................. ..........14

7、整改措施.......................................................14

卷十三 应急预案及演练

1、各类应急预案及处理程序.........................................15

2、消防演练方案、图片.............................................15

3、电梯困人演练方案、图片.........................................15

4、突发事件应急预案.图片..........................................15

5、防洪防汛应急预案... ............. .....15

6、防恐防盗应对突发事件应急预案.......................15

卷十四 业主档案

1、业主档案名册（见文件柜）.......................................16

卷十五 设备台账

1、设施设备台账...........................................17

2、档案管理制度............................. .....................17

卷十六 物业服务报告

1、物业服务报告...................................................18

卷十七 客服登记、日常维修记录表

1、24小时报修处理制度.............................................19

2、客服登记记录表..................................................19

3、日常报修处理记录表、............................. ............ .19

4、日常维修派工维修单.............................................19

2、卷十八 宠物档案

1、成都市养犬管理条例...........................................,.20

2、犬只管理制度................................ ..................20

3、小区限制饲养家禽及宠物管理方法.................................20

4、犬只档案............... ...............................20

卷十九 行业活动

1、物业服务顺口溜.................. ...... . .....................21

2、成都市城乡房产管理局关于开展物业管理“安全年”主题活动的通知.............................................................21

3、物业服务中心2015年开展“安全年”活动计划..............21

4、消防防火演练计划................ .................... .21

5、城消防演练照片.................. ...... . ...............21

6、成都市城乡房管局关于物业管理行业做好2015年全国文明城市测评迎检工作的通知............................................................21

7、成都市物业管理城乡环境综合治理.................. ...... . .....21

卷二十 小区通知、提示

1、小区通知、温馨提示.............................................22

卷二十一 社区文件

1、社区文化工作制度...............................................23

2、参加社区工会医疗互助保险计划...................................23

3、五昭路社区告知书..................... .........................23

4、社区文化管理手册...............................................23

5、成都市房产管理局关于印发《成都市物业管理区域重大事件报告制度暂行规定》的通知........................................................23

6、、成都市人民政府关于印发成都市节能减排综合性工作方案的通知................................................................23

7、市房产管理局关于建立物业管理预警排查机制的通知.................23

8、物业服务纠纷案件预警处理机制...................................23

9、重大事件报告制度...............................................23

卷二十二 流动人口管理

1、关于转发《关于加强流动人口和出租房屋管理的通告》的通告................................................................24

2、用工单位、物管企业、房屋中介机构流动人口出租房屋服务管理责任书................................................................24

3、流动人口计划生育管理服务管理工作目标考核办法...................24

4、租客须知... . ...... ..........................................24

5、社区流动人口管理制度......... .................................24

6、消防安全责任书............... ........ ........................24

7、物业服务宣传标语......... .....................................24

8、流动人口台账............... ........ ..........................24

9、出租房屋登记情况表.............................................24

10、出租车位登记情况表............................................24

卷二十三 员工培训、会议记录

1、培训计划及教案.................................................26

2、培训记录.......................................................26

3、会议记录.......................................................26

卷二十四 请示 报告

1、请示、报告.....................................................27

卷二十五 计量台账

1、万用表、绝缘物品等检测报告.................................... 28

卷二十六 突发事件媒体应对预案

1、突发事件媒体应对、舆论引导制度.................................29

2、媒体接待应急预案...............................................29

3、新闻媒体从业人员来访登记表.....................................29

卷二十七 承接查验表（移交清单）

各类表格

第二部分 房屋管理与维护

卷二十八 装饰装修法规

1、空置房管理办法................................................31

2、成都物业管理政策法规汇编......................................31

3、物业房屋装修管理办法..........................................31

4、成都市禁止违法建设管理规定....................................31

5、建筑工程消防管理规定（中华人民共和国公安部第106号）..........31

6、中华人民共和国城市异产毗连房屋管理规定........................31

7、住宅室内装饰装修管理办法（建设部令110号）....................31

8、城市异产毗连房屋管理规定（建设部94号修正）...................31

9、成都市房屋装修结构安全管理规定（成人发【2000】3号）...........31

10、成都市市容和环境管理条例......................................31

卷二十九 装饰装修管理

1、物业房屋装修管理办法...........................................32

2、 装修管理协议.................................................32

3、 室内装修申请表................................................32

4、 施工人员出人证................................................32

5、 进场装修施工保证书............................................32

6、 装修许可证...................................................32

7、装修现场巡查记录表............................................32

8、装修物品放行条................................................32

9、建筑垃圾清运委托书............................................32

卷三十 装修记录

1、已装房屋登记表................................................34

2、装修巡查记录..................................................34

3、违规装修告知书及记录

第三部分 公共设备管理

卷三十一 电梯合格证 安全管理制度

1、电梯合格证书..................................................35

2、电梯日常维护保养单位安全服务承诺书............................35

3、成都吉高电梯工程有限公司工作联系单............................35

4、特种设备停用申请表............................................35

5、电梯安全管理制度..............................................35

6、乘客须知......................................................35

7、电梯安装说明书................................................35

8、电梯原理和工地接线图..........................................35

9、电梯井道平面图................................................35

卷三十二 电梯年检合格证 年检报告、

1、电梯年检报告..................................................36

2、电梯使用标志（见电梯内）......................................36

卷三十三 电梯维保方案、记录

1、电梯维修保养方案书...........................................35

2、电梯服务报告（维保记录）..................................37

卷三十四 电梯急修记录

1、急修报修记录

2、电梯修理反馈单.............................................38

卷三十五 电梯运行日志

1、电梯运行日志记录表.............................................39

2、维保人员工作记录

卷三十六 设施设备年度维修保养计划

1、设施设备年度维修保养计划.......................................40

2、设施设备保养记录...............................................40

卷三十七 风机运行、维保记录

1、半年维护保养记录表.........................................41

卷三十八 变配电日常维护记录

1、变配电值班登记表...............................................42

2、配电室巡检记录表...............................................42

3、外来人员登记表.................................................42

4、配电设备保养记录...............................................42

卷三十九 生活水泵日常维护记录

1、生活水泵房巡检记录表...........................................43

2、外来人员登记表.................................................43

3、二次供水检测报告...............................................43

4、生活水箱消毒清洗记录表.........................................43

5、生活水泵保养记录...............................................44

卷四十 消防水泵日常维护记录

1、外来人员登记表.................................................44

2、消防水泵巡检记录表.............................................44

3、消防水泵房管理制度.............................................44

卷四十一 发电机日常维护记录

1、柴油发电机组操作规程...........................................45

2、设备维修安全操作规程...........................................45

3、发电机运行记录表.（见发电机房）................................45

4、外来人员登记表.................................................45

5、发电机保养记录.................................................45

卷四十二 公共区域设备日常维护记录

1、公共区域设施维护、保养计划

2、公共区域设施设备定期检查记录...................................46

3、给排水设备设施操作标准作业规程................................46

4、工作内容及程序................................................46

5、安全措施......................................................46

第五部分 秩序维护与车辆

卷四十三 秩序维护交接班记录表

1、秩序维护交接班记录表.........................................47

卷四十四 秩序维护员巡逻签到记录

1、秩序维护员巡逻签到记录.......................................48

卷四十五 来访人员记录

1、来访人员.....................................................49

卷四十六 物品出入记录

1、物品出门条.................................................50

卷四十七 消防维保计划、记录

1、消防设施维护保养计划

1、消防维护保养记录..............................................51

卷四十八 中控室值班记录

1、监控室值班记录..................................................52

2、消防控制室值班记录..............................................52

3、消防控制室报警记录..............................................52

4、维保人员工作记录（见监控室）.....................................52

5、卷四十九 车辆管理

1、车辆出入记录表.（见保安值班室）.................................53

2、成都市非机动车管理规定......................................... 53

3、小区停车场管理规定..............................................53

4、控制噪音污染管理办法............................................53

5、未锁车门、车窗的车辆内物品处理办法..............................53

卷五十 秩序维护员培训计划、IC卡管理规定

1、秩序维护员培训计划...........................................54

2、保安人员培训教案................................................54

3、秩序维护员培训记录

4、门禁管理制度....................................................54

5、小区IC卡样本....................................................54

第六部分 环境卫生管理

卷五十一 保洁日常维护记录

1、保洁工作签到表............................................55

2、电梯消毒记录表..................................................55

3、成都市城市生活垃圾袋装管理办法..................................55

4、环境卫生检查记录表..............................................55

卷五十二 消杀记录

1、消杀通知....................................................... 56

2、卫生消杀管理制度................................................56

3、消杀记录表......................................................56

4、消杀药品回收记录表..............................................56

卷五十三 化粪池管理

1、化粪池管理规定................................................. 57

2、化粪池实施方案................................................ 57

3、化粪池清理清掏记录............................................. 57

第七部分 绿化管理

卷五十四 绿化养护方法 标准

1、绿化工日常工作程序.....................................,,....58

2、绿化日常养护方法和要求.......................................58

卷五十五 绿化日常养护记录

1、绿化养护工作计划.............................................59

2、绿化维护养护记录表...........................................59

3、绿化养护月检表...............................................59

4、绿化工作照片.................................................59

第八部分 精神文明建设

卷五十六 社区文化

1、物业管理研讨资料 ............................................60

2、项目文化活动.（见图片）......................................60

3.物管法规金社区、备受业主欢迎资料............................ 60

第九部分 管理效益

卷五十七 项目收益

1、物业服务收费情况表...........................................62

2、公共收益情况表...............................................62

3、物业管理收费标准（明码标价公示）.............................62

4、特约服务项目及收费情况一览表（见卷十二）.....................62

卷五十八 （1）规划许可证及合同、物业投入使用（见现场）

1、选址意见书....................................................63

2、建设工程规划许可证............................................63

3、建设施工许可证................................................63

4、竣工验收报告..................................................63

5、消控室........................................................63

6、健身器材......................................................63

7、健身场地......................................................63

卷五十八 （2）设施设备资料及图纸

第5篇: 电子档案管理目录表

电子档案管理制度

一、总则

1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。

3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。

4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、归档范围

1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。

2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。

3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。

4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。

三、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责电子档案的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。

四、归档要求

(一) 文件的登记

1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。

2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。

3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。

4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。

(二) 文件分类及编号方法

1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。

2、电子文件稿本代码：M (manuscript)— 草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) — 正式电子文件。

3、电子文件类别代码：T（text）— 文本文件；I（image）— 图像文件；C（chart）— 图形文件；V（video）— 影像文件；A（acoustical）— 声音文件；H(hypermedia)— 超媒体链结文件；P（program）— 程序文件；D（data）— 数据文件。

(三) 文件格式规定

1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。

2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。

3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。

4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。

(四) 注意事项

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料均应齐全完整。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录D的表D.1)，报主管人员批准后，方可借阅。未经批准，任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。

2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。

3、档案不准转借，必须专人专用。

七、档案的安全管理

1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。

2、档案电脑密码应3个月更改一次。

3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》(见附录E的表E.2),并提交总经理备案。

表A.1 归档电子文件移交、接收检验登记表

移交、接收检验日期

检 验 项 目

检 验 结 果

移交部门

接收部门

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

文件格式检验

需收集软件及说明检验

填表人（签名）

审核人（签名）

备 注

表B.1 归档电子文件登记表（首页）

文件夹名称

形成时间

是否加密

登记人员

链 接

备 注

表B.2 归档电子文件登记表（续页）

文件编号

文 件 名 称

形成时间

文件稿

本代码

文件类

别代码

是否加密

登记人员

链 接

备 注

归档计算机各盘分类

表D.1 归档电子文件借阅单

借 阅 人

借 阅 时 间

借 阅 用 途

借阅文件编号

借阅文件名称

文件稿本代码

文件类别代码

借阅文件是否加密

主管人员意见

日期：

经办人（签字）

日期：

借阅人确认

日期：

备注

表E.1档案电脑用户名及密码登记表

序 号

用户名

密 码

设置时间

设置人员

总经理确认

备 注

表E.2 加密文件登记表

文件编号

文件名称

文件稿本代码

文件类别代码

密 码

加密时间

设置人员

总经理确认

备 注

第6篇: 电子档案管理目录表

电子档案管理系统

电子档案管理系统,通过建立统一的标准，规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

紫光软件电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。

综合档案管理系统1.

紫光软件综合档案管理平台面向政府机关及企事业单位，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势,系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/CEB技术、数据交换、图形图像处理、流文件浏览等新技术的集成。

系统特点：

（1）支持多种电子文件的浏览和显示；

（2）功能模块布局合理、操作简单方便；

（3）优化文件管理和档案管理，做到两者无缝连接；

（4）实现档案收集管理过程的自动化；

（5）支持多全宗管理模式；

（6）系统安全可靠；

（7）大量技术的应用集成。

2.企业档案管理系统

企业档案管理平台面向政府机关、大型企业、科研院所和工程设计单位，系统具有强大的网络功能和系统扩展能力，拥有档案信息管理平台技术、用户界面生成器、批量挂接技术、多文件浏览器技术、．

数据加密技术、通用数据转换技术、通用报表生成器、先进的在线OCR汉字识别等独有技术。

系统特点：

（1）档案的平台化管理体系架构；

（2）强大的网络应用功能；

（3）支持多种电子文件的浏览和显示。