从语言方面对公文写作不规范现象以运城市企事业单位为例

　 从语言方面对公文写作不规范现象以运城市企事业单位为例

　 引 言 公文，即公务文书，指党政机关、社会团体、企事业单位等在行政管理活动或处理公务活动中产生的，有特定规范格式、完备内容和现实效用的，可以传递信息和记录事务的载体。它是党政机关、企事业单位公务活动的重要工具。公文几乎无时无刻的运用在公务活动中，如何正确熟练撰写公文，是每个公务人员及文秘人员的基本素质之一。由于公文是国家机关、企事业单位、人民团体在处理行政公务活动过程中形成的来往文书，它的书写目的和读者群与文学作品有很大不同。当代公文作为书面表达的一种，最直接就体现在公文语言的使用是否规范。如何有效、准确地组合语言基本单位，从而正确地表达思想，有效地进行交流，是所有书面表达所要追求的目标。公文语言写作，不仅要求简洁、明确，而且要求语言富有逻辑。这正是对表意单位进行正确组合词语，从而作准确表达的理性依据。逻辑和逻辑思维，对单个语词概念的准确使用、通过句子表达的判断、不同句子或段落之间的逻辑关系，都起着难以估量的重要作用，从而，成为书面表达的基本方法之一。

　 公文承载着整个社会机构“上下传达”、“左右沟通”的职能。正是从这个意义上说，公文成了社会各个组成部分之间相互联系的一个环节。这一环节能否发挥它应有的作用，很显然就取决于三个方面的因素：一是它所传达的信息内容是否准确，二是公众的理解，三是文本语言的规范程度及公信力。正是基于以上的认识，笔者认为公文写作对语言有独到的要求。从事公文写作的人；必须注重学习语言知识，加强语言修养。本调查研究将对公文写作中，语言的不规范现象展开调查，然后通过分析不规范现象存在的原因，并提出纠正这种不规范现象的政策、措施。

　 一、公文 写作 语言 的 不规范现象调查概况 （一） 调查目的 本次调查活动，将紧紧围绕公文写作中语言应用的不规范现象展开，进行本次实践调查的主要目的包括： 第一，了解运城市企、事业单位公文写作和使用过程中规范的基本情况。具体包括公文格式，公文基本常识，语言使用的严谨性、准确性、贴切性和简洁性等。

　 第二，锻炼自身设计调查问卷和进行实践调查的能力。这次调查活动既是对所学语言知识的一次检验，也是对自己从事调研活动能力的一次锻炼和考验，争取在完成调研任务的同时，既掌握了相关知识又提高了社会实践能力。

　 第三，为运城市有关单位了解自身公文写作状况和改进公文写作提供参考和依据。“学以致用”是作为学生的一项重要要求，力争通过本次对运城市企事业单位公文写作的调研，发现其中语言应用的不规范现象，并剖析产生的原因，为运城市公职及文秘人员规范化使用公文提供针对性的建议，实现公文写作的规范化。

　 （二） 调查的重点及具体项目 调查的重点项目：运城市企事业单位秘书和文员公文写作的频率，常用公文格式等，特别是对公文写作语言的掌握和规范使用的基本情况的调查。

　 其他项目还有：对国家有关公文的规定和要求的关注程度、了解程度等。

　 （三） 调查范围、对象 调查范围：运城市党政、工会、团委机关、高校及全市企业单位。

　 调查对象：办公室主任、各类秘书及文员 （四） 调查问卷设计（见附件） （五） 调查时间 2013－2014 学年第二学期第 10 周 （六） 个人如何分工 第一步，全班共分 2 个调查小组。负责党政、工会、团委机关、高校的调查小组 1 个，每个小组负责 5 个部门。负责企业单位的调查小组 1 个，负责 5个企业单位。

　 第二步，对每个调查单位发放的调查问卷份数，属事业单位的，原则上不少于 4 份（发给办公室主任、教学秘书、科研秘书、辅导员等人员）；属企业部门的，需根据科室的数量及人员数量灵活掌握问卷发放数量。承担秘书工作的科室问卷发放份数应多些，公文写作任务少的科室应少些，但每个科室原则上不得少于 1 份。

　 第三步，每组印制调查问卷 60 份，由各组组长到学院办公室复印。

　 第四步，每组具体调查任务由组长分工。

　 第五步，要事先在网上查阅各个部门单位的人员组成、电话、办公地址及职责等情况，方便组员联系，展开调查。

　 （七） 调查方法 和调查 方式 调查方法：抽样调查。对运城市企事业单位按照各区，随机抽取。

　 调查方式：问卷调查。采用被调查人自填式为主，调查人从旁协助为辅。

　 二、调查结果与 原因 分析 （一） 调查结果分析 本次关于公文写作中语言不规范现象的调查活动，共调查事业单位 5 处、企业单位 5 处，分别发放调查问卷 58 份和 60 份，形成有效问卷分别为 50 份和 50份，有效问卷率分别为 86.2%和 83.3%，总有效问卷 100 份。具体结果分析包括如下几个方面： 80、公文使用类型、频率、常用称谓及开端词的调查结果 从 1 表可以看出，在公文类型中，最常用的是，出现过 67，占到整个有效样本容量的 67%，其次是会议纪要，出现 63 次，再次是，59 次；使用最少的公文类型是信函，仅 22 次。而在被调查的对象中，使用公文的频率，最高是每月一次，可能是来自会议召开；其次是三个月一次，这可能是季度报告或者总结，使用频率最低的是两月一次。在最常用的的开端词中，使用最多的是“为了”，其次是“根据”，最不常用的是“随着”。第 14、15 题是对一般常识的考查，其中 B 项为正确答案，可以看出，我市企事业单位在这方面的作答不是太理想。

　 表 1 公文类型及使用频度等基本调查情况 常 用公 文类型 通知 简报 报告 会 议纪要 计划 总结 调 查报告 讲 话稿 请示 信函 调 查数据 39 25 59 63 30 67 52 34 29 22 公 文写 作频率 半 年一次 三 月一次 两 月一次 每 月一次 半 月一次 每 周一次 每 周两 次以上 调 查数据 5 24 2 53 10 3 3 最 常用 开端词 根据 遵照 为了 关于 随着 其他 调 查数据 53 31 65 42 10 19 14 题 A B C 调 查数据 16 45 39 15 题 A B C 调 查数据 23 58 19 2、语言使用的规范性调查 本次语言规范性的调查，主要从三个方面进行考察，即公文语言的严谨性、语言搭配的准确性和语言表达的逻辑性。具体的，对语言规范性使用的调查问卷设计分布及调查结果为下表： 表 2 语言规范性考查结果 考查要点 对应题目 正确率 语言严谨性 2、3、4、5、17、18 90.6% 语言搭配 6、7、8 88.2% 语言逻辑性 句子成分 9、10、11 81.1% 介词准确 12 73.5% 自相矛盾 13 80.7% 从表 2 可以看出，本次调查中，企事业单位文秘及公务人员，对问卷的作答结果显示：（1）文职人员对公文语言的严谨性有较高的掌握能力，对行文中使用的结尾语、称谓、上下行文的规范用语等，有较高的认知能力和辨识能力，在作答结果上，正确率达到 90%以上。（2）从语言搭配的考查角度上，公职及文秘人员的作答效果也不错，答对率达到 88.2%，仅次于严谨性的考查。（3）处于正确率最低的是介词的应用，虽然只有一道题，但是答对率只有 73.5%，其次是自相矛盾的第 13 题，说明企事业单位的公职与文秘人员在对语言的逻辑性上，存在较大的失误。

　 以下，将重点对语言逻辑性错误产生的原因做出分析。

　 （二） 公文写作语言不规范的原因分析 通过上述调查报告显示的结果，本文认为造成公文写作中语句逻辑性错误率较大的原因有三点： 1、定义不当 定义不当，即概念不明确，是公文写作中常见的逻辑谬误，较为典型的有包容、苟简、赘余等三种类型。在当代中国公文中，进行概念明确常用的方法主要有直接定义法，划分法等几种方式：（1）定义法，这是公文明确概念常见也最直接的方法，常见的形式有两种。一是运用事物定义法对某个概念的内涵进行揭示。例如，本法所称公务员，是指依法履行公职、纳入国家行政编制、由国家财政负担工资福利的工作人员。出自（《中华人民共和国公务员法》）。二是通过“规定”的方式使得多义词、简缩词、新词变得明确而具体。例如，本指导意见所指管线 是我市行政区划范围内轨道交通工程涉及的给水、排水、电力、燃气、热力、通信、有线电视等管线及附属设施。出自（《广州市轨道交通工程管线迁改工作指导意见（试行）》）。（2）划分法。划分法是以对象属性为标准，将一个属概念分成几个种概念，或者把某个概念所反映的一个大类分成若干个小类来揭示其外延。在具体的公文写作中，还有一种特殊的划分方法，即二分法。二分法依据对象的属性，把一个属概念划分成两个具有矛盾关系的种概念，这种方法的优点是简明、集中。例如：新调整的领导班子，具有大专以上文化程度的占 43%，具有专业职称的占 31%，中青年占 57%。该例以“学历”、“职称”、“年龄”三个不同标准对“新调整后的领导班子”进行了划分，列举出“具有大专以上文化程度的”等三个概念，而与之相对立的概念（如“不具有大专以上文化程度的”）被省略，使得概念简洁、明晰。

　 2、判断不当 判断是指人们对思维对象的性质、关系等有所肯定或否定的思维形式，它在人们的认识和思维活动中所起的主要作用在于帮助人们认识事物。很多机关公文语句从头到尾由判断句组成，判断对于机关公文来说至关重要。因为判断作为一种重要的思维形式，既可以揭示内涵和外延而使概念展开，又是构成推理的要素。由于公文的法定效力，要求公文为人们提供正确而深刻的思想来发挥它的领导和指导作用。例如，有些不正之风要坚决纠正。“有些”应该改为“凡是”，判断的量词应用全称，而非特称。

　 3、推理不当 推理是由一个或几个已知的判断推出一个新的判断的思维形式。推理由前提和结论组成，前提和结论之间反映了事物之间的密切联系。在前提真实、推理有效的情况下，推理能使公文成为完整有有机整体。通过推理，公文准确地表述决策过程，论证正确观点，驳斥错误观点，能够有效增加公文的权威性和说服力。作为推理和论证的前提和论据必须是真实的，前提和论据与结论之间，必须有必然联系，符合充足理由律的要求;推理或论证过程中，所使用的概念和判断不能含糊其词，不能有歧义，内容应该都是确定的，而且前后必须保持一致，不能中途变换或转移，符合同一律的要求；在推理或论证过程中，思想要具有一贯性、确定性、不矛盾性，符合不矛盾律和排中律的要求。违反上述规律，推理和论证 都会出错误。

　 例：你厂关于提高职工精神生活水平的建议，我们认为很好，是很有意义的。但是，你们必须根据务实、高效的精神，尽快拿出全套计划，并及时报局。（《XX局关于同意 XXX 厂提高职工精神生活水平的批复》）。这里的批复标题是“同意”，但在“但是”后面的表述，又对能否同意提高精神生活水平提出要求，从而与批复的主旨造成冲突，违反了排中律。

　 4、省略句、非主谓句运用不当 省略句是指在特定的语境中为了避免重复而有意省略了一些不言自明的句子成分。公文写作中省略主语的情况较多，如“个别进度较慢的单位，一定要按照市监察工作会议的要求，在本月底前组建起来。一边筹建，一边开展工作。”恰当地运用省略句，既可以使语句显得简洁明快，又有利于突出表述的内容。公文中还常常使用动词性非主谓句。非主谓句是指分不出主语和谓语的单句，它由主谓短语以外的词语或短语构成。这类动词性非主谓句用语简洁，表意准确，较多地用于表达祈请、希望、限定、劝阻、禁止、号召、命令等内容和语气的句子中。如果使用不当，一旦养成习惯，很容易在公文写作中出现类似错误，导致公文语言应用不规范。如“严禁非法保存、使用、买卖罂粟种籽、罂粟壳。严厉打击处理非法种植罂粟的违法犯罪活动。” 三、公文写作 规范化 措施 （一） 明确写作 目的 在当代公文写作中，明确写作的对象、意图与形式对加强公文的逻辑性很有帮助。明确写作的对象和意图，是为了在内容上确保与制文机关的职权范围相一致，把握写作的口吻和分寸；同时充分体现党和国家的方针政策；在使用上，追求真实，求取命题与客观事实的相统一。明确写作的形式，必须符合党和国家所规定的格式，坚持一文一事，言简意赅。

　 明确公文写作的对象和意图，需要以下的思维流程。第一步，首先明确公文的主旨，要阐发的基本观点，要解决的主要问题，理论根据何在，收文对象和发送范围等细节。第二步，结合现实情况对第一步中所考虑的各点溶为一炉，化繁为简，形成详略得当，条理清晰的写作思路。第三步，则要注意保持公文政策思 想的系统连贯，与时俱进地使用理论工具，从而维护行政部门的权威性。通过不断的公文写作实践，反复联系以上思维流程，相信对加强所写公文的逻辑性一定会大有裨益。

　 （二） 加强基本功 训练 要通过加强基本功训练工作，使公文写作从业人员具备扎实过硬的基本功，具备完成写作所必需的基本素质、基本能力和基本水平。基本功训练内容分为基本知识和基本技能两大类，基本知识包括政策法规、机关工作规则程序、业务知识，基本技能则包括阅读理解能力、公文语言表达能力等。尤其要加强文字基本功的训练，则包括语法、标点符号使用、虚词使用等等，其训练目标在于提升文字上的精确性。下面以虚词的使用为例，说明基本功训练的必要性。

　 在公文语句中的逻辑关系的时候，出现了许多对于虚词的分析。按照语法功能的区分，词可以分为虚实两大类。虚词，与实词相对应，指的是不能单独成句、意义比较抽象，但有助于句子结构的词。虚词又可以分为副词、介词、连词、助词、叹词和拟声词六类。在公文写作中。对句子起着主要作用的虚词是介词和连词两大类，它们在句子中往往表示条件、假设、并列、转折等逻辑关系。

　 在前文分析的语法错误中，也有一些情况是因为对虚词不熟悉，或者错误使用了虚词而造成的。因此，认真学习和掌握各类虚词，对提高公文写作的逻辑性、严密性和准确性有着很重要的作用。对此提出的建议是，可以选择一些入门的语法学书籍进行阅读，如前文提到过的吕叔湘的《语法修辞讲话》。另外，还是通过多写多读，好好熟悉虚词、尤其是介词和连词的使用方法。

　 （三） 提升理性思考能力 这一建议的提出主要是基于公文写作的提升离不开写作者日常思考能力的提升。而理性思考能力，是相对于感性能力那种靠直接经验做出判断的方式而言，指的是善于运用判断力、推理能力来进行抽象思考的能力，这是一种相对客观地看待世界的方式。从社会学的定义上来说，理性指的是能够识别、判断、评估实际理由以及使人的行为符合特定目的等方面的智能。理性思考能力的特点包括客观的态度、全面的认识、详细的分析、后果的预知等等。从中，我们不能体察出理性思考所强调的客观性、准确性和全面性正是公文写作所要求的良好品质，而 理性思考中的判断、归纳、推理等方式正是完全合乎逻辑思维特征的。理性思考能力与逻辑思维的关系，应该被理解为包含与被包含的关系，理性思考能力的范畴要大于逻辑思维，同时它也是逻辑思维的基础。因此，在日常生活中，有意识地提升理性思考的能力，自然会有助于公文写作能力和技巧的提升。

　 （四） 加强逻辑思维训练 通过本文的论述，相信逻辑思维对公文写作的重要性已经非常明显。加强逻辑思维的训练，即可增加公文的逻辑性自然是应有之义。作为公文的写作者，必须要努力掌握一定的逻辑和语法知识，使公文做到思路清晰，文笔敏捷。经过归纳，而加强逻辑思维训练的方法，至少有以下几个。第一，掌握基础的逻辑学知识。第二，可以选择一些逻辑推断的习题进行练习。第三，在平时的阅读和写作中，注意分析语法中的错漏之处。第四，多动笔，勤写勤练习公文写作。第五，掌握常见的公文构思基本逻辑思维方法。

　 1、推理立论法 即围绕公文主题，采用发散型思维方式和由一般到个别的演绎方法，对所涉及问题进行符合实际的逻辑推理，拟定出分论点和写作层次，然后填充材料，完成构思。这样构思出来的文章立论准确，层次清楚，结构严谨，逻辑性强，有利于强化主题，增强文章的整体感。

　 2、列举归纳法 即围绕文章主题，先把所要写的内容一一列举出来，然后进行从个别事实到一般性概念的归纳、合并、归类，整理出与主题直接相关、观点鲜明、包容性强的问题，编排好顺序。在此基础上，因事立意，因事设题，完成构思。这种方法形成的文章具有内容具体、生动实在、指导性和操作性较强的特点，较适用于会议纪要、总结等文体。这种构思方法运用的是聚合思维方式，其构思脉络与推理立论法正好相反。

　 3、抽丝剥茧法 对于某些专就一个问题或一件事而写的公文，如专项工作方案、专题报告、专项总结等。要抓住事物发展进程或时间顺序这条主线，由近及远，由浅入深，层层展开，根据文章表达需要，在主线的适当位置安排层次。这样写的好处在于脉络清楚，自然流畅，有水到渠成的感觉。凡递进式公文，一般都适于这种方法 构思。

　 （五） 增加语言知识 公文语言必须避免歧义，使语言表达严谨。公文发文与收文是组织与组织、组织内各个子系统之间的正式沟通。对发文者而言，行文是为了让收文者了解和把握行文的目的和内容，因而要便于行文对象阅知，便于其理解并形成共识，进而在行动上相互配合，协调运作。为此，在语言运用上就必须避免发生歧义，这样才能既便于受文者阅知，又便于受文者按行文内容操作实施。增加必要的语言知识，可以有效地避免歧义。引起歧义的原因很多，既有语音方面的，也有语义和语法方面的，消除歧义的方法也不一而足。在公文写作中，语法原因引起的歧义最为常见，所以应格外注意。

　 结束语 随着社会的发展、时代的变迁，公文语言的规范性将受到来自其他语言环境的影响，如流行语、随意化的口语等，都将会使语言的规范性渐渐简化或弱化。但是无论是政府还是企业对公文语言的规范化必须越来越重视。“公文语言的规范化”需要一个过程，不可能一蹴而就，在推进公文语言的规范化的过程中难免还存在这样或那样的问题。纠正当前我市企事业单位公文语言中出现的不规范现象，应当从语法、语言的逻辑性、严谨性层面进行研究，加强语言规范化培训，提高文秘人员自身文字组织和表达能力，从而进一步推动我市企事业文秘人员的公文语言规范化的发展。

　 致谢 回顾这几个月的论文写作过程，首先，非常感谢我的指导老师张皎玲老师。她为人热情随和，学识渊博，治学严谨，对学生认真负责。她认真细致耐心地指导我写论文，对我的论文提出了许多宝贵的修改意见，从论文的选题到研究过程，张老师都悉心指导。没有您的指导就没有这篇论文的完成，帮我开拓思路，丰富知识，使我能够不断的提高论文写作质量，使这篇论文得以顺利完成。

　 其次，我要感谢为我提供帮助的各位同学和朋友。他们为我的论文提供了许多写作资料和宝贵的建议。如果没有他（她）们热心的帮助和大力的支持，我的这篇文章很难如此顺利的完成。

　 最后，衷心感谢各位评阅此篇论文和参加答辩的各位老师！