文控中心文件管理流程|文控中心

文件编制流程 流程 职能单位 相关说明 使用表单 申请编号 分发 文件编制 审查 盖受控章 N Y Y 核准 记录 N 相关部门 相关部门 编制好后先发到文控中心确认格式 各部门负责人 文件可操作性、技术性及规范性的审查 管理者代表 文件授权性的核准 文控中心 文控中心 将文件登记在《文件控制台账》
《文件控制台账》
文控中心 依文件分发范围分发接收人签字 《文件回收发放台账》
文件变更流程 流程 职能单位 相关说明 使用表单 Y Y N 记录 核准 盖受控章 N 文件修订 Y 文控中心确认 填写更改文件申请单 审批 N 回收旧版,分发新版 Y Y N 审查 相关部门 填写《文件更改申请单》
《文件更改申请单》
文控中心 确认变更及相关文件处理方式 各部门负责人 更改内容可操作性、规范性的审查 相关部门 各部门负责人 更改内容可操作性、技术性及规范性的审查 管理者代表 文件授权性的核准 文控中心 文控中心 将文件登记在《文件控制台账》
《文件控制台账》
文控中心 依文件分发范围分发接收人并回收旧版本，需签字确认 《文件回收发放台账》
文件借阅流程 流程 职能单位 相关说明 使用表单 按时归还并登记 填写文件借阅登记表 N Y 批准 填写借阅申请单 相关人员 填写《文件借阅申请单》
《文件借阅申请单》
文件所在部门负责人 文控中心 相关人员填写《文件借阅登记表》
《文件借阅登记表》
文控中心 登记归还日期 到期不归还，强制回收 《文件借阅登记表》
文件丢失/破损控制流程 丢失：
流程 职能单位 相关说明 使用表单 分配新的发放号并做记录 表 N Y 批准 填写文件领用申请表 相关人员 填写《文件领用申请表》
《文件领用申请表》
文件所在部门负责人 文控中心 填写《文件回收发放台账》
《文件回收发放台账》
破损：
使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。

注：以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在发放新文件的同时，应将旧文件销毁。

外来文件控制流程 流程 职能单位 相关说明 使用表单 盖章、分发并做记录 N Y 批准 文控中心确认是否需要分发 发到文控中心存档 外来文件接受 相关人员 外来文件应包括客户提供的图纸/规格/国及国家/际标准、行业标准、客户和供应商提供的文件（说明书，测试报告）等 文件中心 填写《外来文件清单》
《外来文件清单》
文控中心 需要分发需进行编号、审批；
无需分好，做好存档即可；

部门负责人 管理者代表 文控中心 填写《文件回收发放台账》
《文件回收发放台账》